Один из злободневных вопросов — в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии). Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно. Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия. Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ). Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).


Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ). Как именно осуществляется выдача? Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств.

Получить деньги можно через кассу предприятия. При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода. При составлении РКО, кроме основных реквизитов предприятия необходимо дополнительно внести следующие записи: Строка «Основание» Возмещение перерасхода согласно с авансовым отчетом Строка «Приложение» Название и реквизиты прилагаемых к ордеру документов, одним из которых может быть авансовый отчет Альтернативным вариантом является зачисление денег на заработную карту сотрудника.

Решение об изменении способа выдачи денег принимает работодатель.

Компенсация расходов по авансовому отчету

Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора. Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ, в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица.

Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4

Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.
Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно? Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии? Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.
Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

• обоснованность расходов;
• документальное подтверждение каждого расхода;
• соответствие АО принятой у работодателя форме;
• утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц

Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует. 1 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. 3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.). Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так. 31 марта: Дебет 71 Кредит 50– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой. 1 апреля: Дебет 10 Кредит 71– 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей; Дебет 19 Кредит 71– 320 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам; Дебет 91-2 Кредит 19– 320 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации. 3 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 100 руб.
Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.). В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).
В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию. В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится. В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем.

Проанализируем обратную ситуацию. Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности? Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.