В таком случае устные распоряжения руководства не только становятся трудно исполняемыми, но и могут быть вовсе позабыты сотрудниками. Подобная халатность очень часто становится причиной многих проблем и задержек в исполнении поручений. Кроме того, контроль исполнения документов в данном случае становится невозможен по одной простой причине – отсутствия распорядительных документов. Поэтому, чтобы избежать подобных проблем, рекомендуем показать вашему руководителю примеры резолюции на документах. Читайте по теме в электронном журнале Функции резолюции Как уже было сказано выше, резолюции на документы ставятся в том случае, если в отношении них необходимо издать какое-то распоряжение. При этом данный реквизит должен быть максимально приближен к форме распорядительного документа. Он должен четко, кратко и ёмко давать распоряжение по поводу дальнейших действий в отношении данной деловой бумаги.

Резолюция на документе: образец, примеры

Важно понимать, что существуют случаи, в которых распорядительный реквизит может быть проставлен не только руководителем компании, но и начальником структурного подразделения, заместителем руководителя и т.д. В этом случае необходимо проследить, чтобы распоряжение данного сотрудника не выходило за рамки его должностных полномочий. Важно! В том случае, если документ не имеет места для нанесения распорядительного реквизита, его можно оформить на отдельном листке формата А6 или А7.


В таком случае необходимо дополнительно указать номер документа, в отношении которого издается распоряжение, и дату его регистрации. Оформление последовательного наложения В любой организации может возникнуть ситуация, когда в рамках одного и того же распоряжения постоянно назначаются новые ответственные лица.

Оформление резолюции

Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основными принципами организации рационального документооборота являются:

• централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
• движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
• исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
• исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
• организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта).

Помощь: оформление резолюции

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации:

1. ГОСты, ОСТы, ТУ.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
4. Научные отчеты.
5. Нормы и нормативы расхода материалов.
6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
7. Поздравительные телеграммы, письма.
8. Прейскуранты.
9. Пригласительные билеты.
10. Программы конференций, совещаний.
11. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
12. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
13. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
14. Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

Образцы основных документов делопроизводства

Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например: Вх. № 114/03, где Вх.

Правила оформления резолюций

При использовании традиционной ручной карточки (РКК), заполняется 2 экз. на бумажном носителе: один для регистрационно-контрольной картотеки, второй передается с документом в подразделение – исполнитель или, при необходимости, число экземпляров карточек может быть больше (определяет сама компания).

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу. 11. Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений и количество в нем листов;
• Ф.И.О.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ. Важно знать, что:

1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
2. Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
3. Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.

Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией

Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда.
Содержание Резолюция на документе должна отражать информацию в сжатом виде. Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта.


Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр.
Резолюция на документе может определять несколько исполнителей. Служащий, чья фамилия стоит первой, обычно считается ответственным лицом. Сроки Они определяются руководителем на основании содержания рассматриваемого им документа. Директор также может использовать и типовые сроки, установленные для определенных актов. Срок исполнения указывается цифрами. Аналогичным образом оформляется дата самой резолюции.

Пример типового написания резолюции на входящей документации

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений.
О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.
При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ. При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.
На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер. Канцелярия ООО «Ромашка» 20 г. № При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.