Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: по приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнениям и т. д. дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников. Порядок организации текущего хранения личных дел представляет собой следующие процедуры: 1. личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;2. обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;3.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Текущее и последующее хранение документов В понятие «делопроизводство», кроме документирования информации и организации документооборота, входит также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Текущее (оперативное) хранение также делится на два подвида: 1. хранение документов в процессе их исполнения;2. хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На подпись», «На исполнение» и т.
д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Хранение кадровых документов в организации

4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года.

Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов (зернова и.)

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям. Уничтожение дел должно оформляться актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, по форме согласно Приложению 4 к Правилам работы архивов, утверждаемым руководителем учреждения.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п.


2.4.7 Правил работы архивов). Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Хранение кадровых документов

Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве. Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.
Ситуация: какие документы относятся к документам по личному составу? К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

• приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);

• личные дела;

• личные карточки;

• лицевые счета;

• ведомости по начислению зарплаты;

• трудовые договоры;

• документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т.

Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.

Требования к архивам Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:

• Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
• Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.

Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве.

Сроки хранения кадровых документов в организации

Проведение работы по установлению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение осуществляется созданными в учреждении постоянно действующими экспертными комиссиями, в состав которых должны входить квалифицированные специалисты структурных подразделений под председательством руководителя учреждения. Решения экспертной комиссии и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем учреждения. Экспертная комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Передача документации на хранение…

Правила хранения кадровых документов в организации

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») в отдельную категорию, сохранность которой должна обеспечиваться государственными органами, органами местного самоуправления, а также организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью. Читайте по теме в электронном журнале Интересная информация о хранении кадровых документов 2016 размещена здесь. На практике работодатель обеспечивает текущее и архивное хранение кадровых документов на уровне организации, либо после истечения срока оперативного хранения передает их в муниципальный или государственный архив. Для удобства хранения, поиска и использования кадровые документы систематизируются — формируются в дела еще на стадии делопроизводства.
Наряду с делами применяются другие виды систематизации, например, объединение документов в журналы (книги) или картотеки.
По этим описям документы передаются в архив. Описи, сформированные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение 12 к Правилам работы архивов) в трех экземплярах и представляются в архив учреждения через год после завершения дел в делопроизводстве.
Передача документации в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем учреждения. Документацию временного хранения (до 10 лет) на хранение в архив учреждения передавать не следует.


Она хранится в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежит уничтожению (п. 3.3.2 Правил работы архивов).

Правила хранения кадровых документов в организации 2017 год

Документация, имеющая срок хранения «постоянно», но не указанная в Перечне, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Правила хранения кадровых документов в организации 2016 год

С целью обеспечения эффективного хранения документов организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п.

4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Cовет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение. С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.).

Правила хранения личных дел сотрудников в организации

ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.