Товар на складе надо время от времени пересчитывать для сопоставления показаний компьютера и реальных данных. Расхождения могут быть вызваны целым рядом причин, и воровство не обязательно будет на первом месте. Это и пересортица, и естественная убыль, и брак с боем. Процесс пересчета материальных ценностей на складе называется ревизией или инвентаризацией, кому как больше нравится. Оба эти процесса призваны сравнить реальное и документальное состояние склада, выявить недостачу или излишки товара на складе. В моей практике слово «инвентаризация» обычно применяют, при пересчете оборудования, мебели, техники и прочего имущества компании. А «ревизия» проводится именно в контексте пересчета товара на складе, которым торгует фирма. Кроме этого при ревизии, как правило, может быть проверена кассовая дисциплина, фактическое наличие денег.

Порядок проведения инвентаризации на складе

В процессе инвентаризации запрещено любое поступление, отгрузка или перемещение ценностей. Поступивший при проверке товар учитывается в отдельной ведомости ИНВ-3 и приходуется по окончании проверки. При необходимости срочной отгрузки комиссия составляет форму ИНВ-2 с указанием отпущенных грузов, а затем заполняет форму ИНВ-4.
Количество товаров на складе может подсчитываться вручную либо посредством сканирования штрих-кодов. Полученные данные отображаются в акте инвентаризации. Затем их сравнивают с учетными данными и определяют наличие недостачи или излишка.
И то, и другое требует выяснения причин. Если на отдельные позиции выявляется слишком большое расхождение, то может проводиться повторная инвентаризация другим человеком. При чрезмерном общем количестве расхождений проводится контрольная проверка итогов инвентаризации.

Это происходит потому, что недостача списывается с остатков по партионной цене (приходной или расходной), а она могла меняться в течение ревизионного периода. После того, как все фактические остатки внесены и проверены, можно нажать кнопку «Провести». Процедура проведения ревизии создает два подчиненных документа: приход излишков и расход недостачи.

Инфо

На итоги ревизии, кроме этих двух документов, могут влиять так же документы, созданные внутри ревизионного периода. Например, разбился ящик пива при погрузке, и его списали, не дожидаясь ревизии. Или из-за пересортицы сформировались автоматические излишки.

Инвентаризация склада — необходимость и метод проведения

Выявленные при проверке излишки подлежат оприходованию, а недостачи взыскиваются с виновных лиц или списываются в расходы организации. Каждой инвентаризации склада предшествует создание распорядительного документа. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

Внимание

В нем утверждается порядок проверки, ее сроки, виды инвентаризуемых объектов, состав комиссии. Перед инвентаризацией все первичные документы передаются в бухгалтерию и проводятся через базу данных учетной программы. Все остатки подсчитываются, факты известных расхождений подтверждаются документально.

Важно

Комиссия получает последние данные обо всех учетных показателях. Ответственные работники дают расписки о степени сохранности ценностей. Для отображения результатов ревизии бухгалтером подготавливаются бланки сличительных ведомостей .

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Может вести к признанию итогов инвентаризации недействительными При проверке Должен присутствовать материально ответственный работник Опись ведется бухгалтером А подсчет – председателем комиссии и ответственным лицом Товары подсчитываются соответственно Последовательности расположения при одновременной сверке с учетным количеством Предназначенные к списанию товары Оформляются отдельным актом Отдельно записываются Просроченные и испорченные ценности Отдельной записи подлежат объекты Находящиеся на хранении, но не являющиеся собственностью организации По завершении проверки Ответственного работника берется расписка, что ценности пересчитаны в его присутствии и претензий к работе комиссии он не имеет Акты и описи Передаются в бухгалтерию для подведения окончательного итога Приказ на внезапную процедуру Внезапная инвентаризация может проводиться в любое время по решению руководителя.

Ревизия в магазине(2018г)

• Перед предстоящей сдачей годовых форм отчетности;
• В обязательном порядке перед планируемой сменой должностных лиц из числа руководства, передаче имущества и других активов в ведении другого предприятия в связи с реорганизацией и иными видами смены правового статуса предприятий;
• При проведении организационно-штатных мероприятий, которые сопровождаются исключением из штата более чем половины сотрудников;
• После наступления форс-мажорных обстоятельств, таких как пожар, наводнение, техногенные факторы, которые привели к порче или полному уничтожению материальных и нематериальных активов;
• В случае обнаружения фактов хищений ценностей предприятия, недостатка материалов на складе, недостачи в кассе.

Согласно общему правилу, все хозяйствующие субъекты обязаны организовывать проведение инвентаризации не реже, чем один раз в год.

Методология проведения инвентаризации на складе

Например, такой регламент:

1. Указывается тип ревизии: плановая, целевая, в рабочем порядке или ежедневная.
2. Намечается цель проверки.
3. Задействованные подразделения и лица.
4. Подробный алгоритм, предписывающий действия должностных лиц по шагам.
5. Оформление результатов с отчетом руководителю.

Приказ и документы Для распоряжения по организации используется специальная форма финансового документа ИНВ-22. Оформленный бланк является указанием к началу проведения ревизии, в нем же указывается причина проведения проверочных мероприятий. Бланк приказа можно скачать здесь. Образец приказа Структура приказа включает его название, номера и даты утверждения, причины проверки и подробный состав комиссии. В ходе проверки невозможно полное приостановление деятельности хозяйствующего субъекта.

Порядок проведения ревизии на складе

Инвентаризация склада Инвентаризация обязательно проводится:

• при смене руководящего состава, передаче имущества другому лицу изменения типа предприятия из государственного или муниципального в унитарный тип;
• при увольнении более половины сотрудников рабочего коллектива;
• после обнаружения воровства, порчи или незаконного использования ценных ресурсов, находящихся на складе;
• перед годовой отчетностью;
• после повреждения имущества непредвиденными обстоятельствами (пожар, ураган, землетрясение и прочие).

Для предоставления отчета на складе нужно проводить минимум одну инвентаризацию в год. На практике складное помещение проверяется значительно чаще, чтобы не допустить кражи ценного имущества. Но не стоит слишком часто проводить проверку, так как на это уходит время и денежные средства.

Количество инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», согласно которому инвентаризацию необходимо проводить хотя бы 1 раз в год перед оформлением годового отчета. Но на практике, большинство складов, которые осуществляют временное хранение грузов, проводят полную инвентаризацию минимум один раз в месяц, а то и пересчитывают отдельные виды товаров (как правило, ценные грузы) при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию). Это производится для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.
Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки.
Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры. Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью. Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете.
Эти излишки тоже нужно включать в опись. Сверка фактических данных с учетными По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию.