Личные карточки обязательны для ведения работодателем. Эти документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому к ним предъявляются особые, повышенные требования. Хранение личных карточек следует осуществлять или в шкафу, запираемом на ключ (желательно несгораемом) или в сейфе. С сотрудника, передавшего свои персональные данные, при приеме на работу берется согласие на их обработку. Доступ к его личной карточке имеют только кадровик, секретарь и руководитель предприятия по служебной необходимости. Личная карточка – обязательный документ, вести его обязаны работодатели на своих сотрудников. Предпочтительная форма – унифицированная Т-2. Личная карточка заводится в день приема нового коллеги на работу, а в последний его рабочий день форма «Т-2» закрывается. Оформляя увольнение работника, не забудьте взять подпись увольняемого в его личной карточке.

Порядок подготовки дел к передаче в архив

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС).

Инфо

Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 — на всех остальных сотрудников. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

Важно

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета.

Личная карточка работника

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже): военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, на граждан, подлежащих призыву на военную службу. Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Об архивном хранении личных карточек

Внимание

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения.

Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет.

Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно. Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Хранение личных карточек

N Т-2) │ │ │ ││ │└───┴───────┴─────────────────────┴────────────────┴─────────┴──────────┘│ │ │ │ В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед. хр., │ │ с N 1 по N 1 │ │ │ │ Специалист I категории отдела кадров Н.А. Иванова │ │ │ │ 21.06.2009 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Литература 1.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). С учетом изм. и доп., внесенных ред. от 27.10.2003 / Первоначально опубликован в «Сборнике руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение», N 2, 2001. 2. Положение о воинском учете. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277). 3.

Prednalog.ru

В первой графе описи указываются порядковые номера единиц хранения (дел) по описи; во второй — индекс дела по номенклатуре: порядковый номер подразделения (как в номере описи, в данном случае — 06) и номер дел внутри подразделения (в данном случае — 07); в третьей — заголовок дела; в четвертой — крайние даты дела; в пятой — количество листов; в шестой — необходимые примечания. Ниже приведен образец сдаточной описи личных карточек подразделения.

Опись обычно составляется на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых, согласно Типовому перечню, превышает 10 лет. Примерный образец ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Утверждаю │ │ │ │ Начальник отдела кадров │ │ ОАО «Ласточка» │ │ А.Г.

N 1 по N 1 ¦¦ ¦¦ Специалист I категории отдела кадров Н.А. Иванова ¦¦ ¦¦ 21.06.2009 ¦L Следующий пример — формирование в дело одной личной карточки.Такое бывает, когда за год увольняется только один сотрудник.Примерный образец ¬¦ Утверждаю ¦¦ ¦¦ Начальник отдела кадров ¦¦ ОАО «Ласточка» ¦¦ А.Г.


Романо⦦ ¦¦ 20.06.2009 ¦¦ ¦¦ Опись N 06л/с-2009 ¦¦ ¦¦ T T T T T ¬¦¦¦ N ¦ Индекс¦ Заголовок дела ¦ Крайние даты ¦ Кол-во ¦Примечани妦¦¦п/п¦ дела ¦ ¦ ¦ листов ¦ ¦¦¦+ + + + + + +¦¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦¦¦+ + + + + + +¦¦¦ 2008 ¦¦¦¦ ¦¦¦¦ Отдел кадров ¦¦¦+ T T T T T +¦¦¦ ¦ ¦ Личная карточка ¦ ¦ ¦ ¦¦¦¦ ¦ ¦ Петрова Андрея ¦ 28.03.2004 — ¦ ¦ ¦¦¦¦ 1.¦ 06-09 ¦ Владимировича, ¦ 17.09.2008 ¦ 27 ¦ ¦¦¦¦ ¦ ¦ уволенного в 2008 г.¦ ¦ ¦ ¦¦¦¦ ¦ ¦ (ф. N Т-2) ¦ ¦ ¦ ¦¦¦L + + + + + ¦¦ ¦¦ В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед. хр., ¦¦ с N 1 по N 1 ¦¦ ¦¦ Специалист I категории отдела кадров Н.А.

Организация архива хранения личных карточек

Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть.
Иванова ¦¦ ¦¦ 21.06.2009 ¦L Литература1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). С учетом изм. и доп., внесенных ред. от 27.10.2003 /

Первоначально опубликован в «Сборнике руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение», N 2, 2001.2. Положение о воинском учете. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г.

N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277).3. Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) / База данных » Вопрос: Какие документы должны быть в организации, чтобы воинский учет велся правильно? (‘Кадровик.
Романов│ │ │ │ 20.06.2009 │ │ │ │ Опись N 06л/с-2009 │ │ │ │┌───┬───────┬─────────────────────┬────────────────┬─────────┬──────────┐│ ││ N │ Индекс│ Заголовок дела │ Крайние даты │ Кол-во │Примечание││ ││п/п│ дела │ │ │ листов │ ││ │├───┼───────┼─────────────────────┼────────────────┼─────────┼──────────┤│ ││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 ││ │├───┴───────┴─────────────────────┴────────────────┴─────────┴──────────┤│ ││ 2008 ││ ││ ││ ││ Отдел кадров ││ │├───┬───────┬─────────────────────┬────────────────┬─────────┬──────────┤│ ││ │ │ Личные карточки │ │ │ ││ ││ │ │ сотрудников, │ 28.03.2004 — │ │ ││ ││ 1.│ 06-09 │ уволенных в 2008 г. │ 17.09.2008 │ 27 │ ││ ││ │ │ (ф. N N Т-2, │ │ │ ││ ││ │ │ Т-2 ГС(МС)) │ │ │ ││ │└───┴───────┴─────────────────────┴────────────────┴─────────┴──────────┘│ │ │ │ В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед.
Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от 06.02.2002 [3] (далее — Основные правила), установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п. В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [1] (далее — Типовой перечень), срок хранения личных карточек составляет 75 лет. Кроме этого, в документе рядом со сроком хранения есть пометка ЭПК (рис.

2).Пример. Из п. 2.8 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения:Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.Рис.