Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое). Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя — руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы. Скачать обложку для личного дела работника (рекомендуемая форма) в формате .doc (Word) Образец оформления титульного листа ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

1. Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
2. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации.

Правила формирования личного дела на сотрудника

Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения.
Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело. Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г.


за № 609).

Инфо

Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.

Образец личного дела работника

Важно

Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности. Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:

• название организации;
• Ф.И.О.

На обложку папки приклеивается опись документов. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела.
Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки.
Они прикладываются к общему количеству. Скачать бланк личного дела (пример) в формате .doc (Word) Скачать бланк внутренней описи документов личного дела работника (пример) в формате .doc (Word) Инструкция по заполнению После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы.
Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника. Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40.
Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника.

Образец оформления личного дела сотрудника

• возникающие во время трудовой деятельности:

• должностная инструкции;
• копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• справки о медосмотрах;
• копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
• копия трудовой книжки;
• аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;

• связанные с прекращением трудового договора:

• заявление об увольнении;
• копия приказа об увольнении.

Оформление и хранение За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д.

Личное дело работника – как его правильно оформить

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
3. Оформление листа-заверителя.
4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
5. Подшивка, переплет дела.
6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет.

Личное дело работника (образец)

Формирование личного дела работника нужно для того чтобы упорядочить группировку документированной информации о данном сотруднике, которая передается им работодателю вовремя приема или же перевода на соответствующую должность. Ведением личных дел работников должен заниматься сотрудник кадровых органов или же специально уполномоченное лицо.

Внимание

Формирование личного дела работника начинается непосредственно с момента принятия его на предприятие. Документы для личного дела работника. В личном деле работника группируются следующие виды документов: 1.

Анкета или личный листок по учету кадров.2. Дополнеия к анкете или личному листку.3. Автобиография.4. Второй экземпляр трудового договора.5.

Копии документов об образовании.6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности.7. Рекомендационное письмо.8. И так далее.

Личное дело работника

Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно. Какие документы входят в состав личного дела? Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
2. Заявление о приеме на работу.
3. Анкета работника с фотокарточками.
4. Трудовой договор.
5. Копия приказа о приеме на работу.
6. Копия аттестата и диплома об образовании.
7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
8. Прописка по месту жительства.
9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание.

Формирование личного дела работника

Это упростит поиск нужной папки.

• Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
• Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.
• Хранение личных дел можно производить такими способами:

1. В алфавитном порядке.
2. По структурным подразделениям компании(отделы).
3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Образец Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела. Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

В примечании, как правило, указывается какой документ используется — копия или оригинал. Как ведется? Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы.

В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер. Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты. Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.