Проекты и отчеты сохраняются в делах того года, к которому они принадлежат согласно его информационному наполнению, вне зависимости от периода их формирования либо регистрации. На лицевой части нужно указать:
- наименование организации;
- индексный номер и номер тома, когда дело разделено на ряд домов;
- заглавие дела;
- год регистрации;
- количество листов;
- время хранения.
к содержанию ↑ Структура номенклатуры и порядок заполнения Номенклатура дел обязана соответствовать ряду условий: Во-первых: номенклатура должна работать абсолютно со всей документацией, проходящей через организацию или имеющей к ней какое-либо отношение – как полученной внутри организации, так и со всей внешней документацией.
- 3.4. номенклатура дел
- Понятие и виды номенклатуры дел
- Номенклатура дел от а до я
- Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? делопроизводство
- Порядок разработки номенклатуры дел
- Номенклатура дел — как это выглядит?
- Как составить номенклатуру дел
- Номенклатура дел это
- Номенклатура дел это систематизированный перечень
- Номенклатура дел это википедия
3.4. номенклатура дел
Примеры 2–5). Если индексирование производилось ранее: • Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.
• Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров. • Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.
Понятие и виды номенклатуры дел
Если срок хранения установлен как «ДМН» (до минования надобности), то это значит, что данная документация обладает очень узкой фактической ценностью и не подлежит обязательному хранению. Сроки хранения таких документов определяются руководством организации.
Как составить номенклатуру дел отдела кадров читайте в нашей статье. к содержанию ↑ Определение и оформление переходящих дел Дела, не закрытые в течение года, считаются переходящими и в номенклатуре помечаются соответствующим номерным индексом. т.е. дело, которое не закрыли в 2015-м переходит на 2016-й год и так далее… Нормы и критерии переходящих дел прописаны в пунктах 3, 4, 9 ОПРАО (одобрено Росархивом 6 Февраля 2002 года). К примеру, дело не считается переходящим, если его весь год вели, а затем, в конце года, просто подписали последний указ — в таком случае дело будет считаться закрытым, а в следующем году его снова откроют.
Номенклатура дел от а до я
Сводная номенклатура отображает документацию всей организации в целом, включая все подразделения. Номенклатуру следует оформлять в любой организации, независимо от того, к какой ОПФ хозяйствующего субъекта данное предприятие принадлежит.
Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? делопроизводство
Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить. Специфика некоторых типов организаций Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня. Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален – это не зависит от участия государства в работе компании.
Порядок разработки номенклатуры дел
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.
В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения – в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения. Зачем это нужно? Кому требуется знать, что такое номенклатура дел, как применять ее на практике? В первую очередь это лица, ответственные за организацию документооборота на предприятии, а также собственно руководитель учреждения, юридического лица. Номенклатура помогает быстро находить необходимый документ, если известна видовая принадлежность или содержание. Качество формирования, оформления номенклатуры дел определяет, насколько оперативно будет возможно работать с документацией в стенах учреждения.
В настоящее время факт наличия номенклатуры установлен как обязательный для любого юридического лица, будь то учреждение или организация, предприятие.
Номенклатура дел — как это выглядит?
Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел. Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах.
Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет.
Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь. Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08, а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле. ■ Уточняем индексы при изменении структуры организации.
Как составить номенклатуру дел
- При оформлении номенклатуры осуществляется важнейший этап экспертизы значимости документов.
- Оформляет индексацию в делопроизводстве — индексы дел обычно входят регистрационные номера документов.
- Имеет чисто информационную функцию при исследовании устройства организации.
- Является базовым фактором при учете описей дел, как постоянного так и временного (на десять лет и более) охранения, и важнейшим учетным фактором в документообороте.
- Используется с целью учета дел временного (вплоть до десяти лет) хранения.
- Может применяться как модель возведения справочно-информационной картотеки на отработанную документацию.
- Образец бланка номенклатуры дел скачивайте здесь бесплатно. к содержанию ↑ Виды Стандартная Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.
Номенклатура дел это
Есть три варианта номенклатур:
- типовая номенклатура дел (для однотипных отделов или компаний);
- примерная номенклатура дел (скорее, рекомендательная, в которой содержится примерный состав папок, которые нужно завести в компании);
- индивидуальная (её составляют с учётом специфики и структуры компании).
Мы будем говорить как раз об индивидуальной – о кадровой номенклатуре. Составление номенклатуры дел Чтобы составить номенклатуру, надо знать, какие документы в ходу у отдела кадров. Для начала составим таблицу из пяти столбцов:
- индекс дела;
- заголовок;
- количество томов;
- сроки хранения;
- примечания.
Если есть сводная номенклатура, то индекс дела будет начинаться именно с номера отдела. Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с 3-01 (где 01 – это номер папки с документами).
Номенклатура дел это систематизированный перечень
Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко. ■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет.
Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года. ■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки.
Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4). ■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела.
Номенклатура дел это википедия
Содержание:
- Общие понятия
- Функции номенклатуры
- Виды
- Стандартная
- Персональная
- Порядок и требования к оформлению
- Структура номенклатуры и порядок заполнения
- Сроки хранения
- Определение и оформление переходящих дел
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации: Общие понятия Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.