Источник: журнал «Главбух» Чиновники упростили порядок подготовки копий документов для налоговой инспекции. В письме от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142 специалисты Минфина подробно разъяснили, как заверять многостраничные документы. У компаний теперь есть выбор — ставить заверительную надпись на каждом листе или же сделать одну общую. Но есть еще несколько требований, которые проще выполнить, чем потом переделывать бумаги. Наши подсказки помогут разобраться, как сделать копии документов с учетом свежих разъяснений. Причем не только для инспекции, но и для проверяющих из фондов (подробно об этом — ниже). Копию каждого документа заверяйте отдельно Копию каждого документа нужно заверять отдельно (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Это по-прежнему касается абсолютно всех документов — и одностраничных, и многостраничных.

Как заверить копии документов для налоговой

Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.

• Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок. Оформление в архив Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

1. наименование документа;
2. дату составления описи;
3. небольшую аннотацию;
4. опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
5. количество листов прописью и цифрами;
6. подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

• Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой.
  Создают обложку и номеруют все листы.
• Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды.

Как правильно заверить копии документов, представляемых в налоговые органы

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки.

Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации. В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг. Сшивание нитками Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов.
Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение».

Как заверить копию двустороннего документа?

Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг. Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

• при отчетности в налоговые органы;
• при передаче дел в суде;
• при сдаче документов в архив;
• при подаче на участие в тендерах;
• при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

• степлер и скобы;
• иголка, шило и нитки;
• специальные механические устройства.

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы.

Как сделать и как заверить сшив документов или копий, представляемых в ифнс

Налоги Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом.
Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования. Содержание:

1. Вид представление документов
2. Сроки предоставления документов
3. Зачем сшивать
4. Требования к сшиванию
5. Оформление в архив
6. Особенность сшивания для налоговых органов
7. Сшивание нитками
8. Ошибки при сшивании
9. Виды сшивания
10. Где сшить документы
11. Заверение документов для налоговой
12. Сопроводительное письмо

Вид представление документов Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы.

Инспекция затребовала документы: как правильно представить их налоговикам

«Рекомендуем налогоплательщикам документы, истребуемые налоговым органом для дальнейшего использования в контрольной работе, представлять с сопроводительным письмом и описью представляемых документов», — заметила начальник инспекции Ирина Шишкова Она сообщила, что за непредставление в установленный срок в налоговый орган документов, истребуемых в соответствии с действующим законодательством (ст.

Заверенные копии сшивают определенным образом. Сроки предоставления документов Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки.

Можно ли делать двустороннюю копию для ифнс

• Темы:
• Делопроизводство
• Оформление документов

Вопрос Как заверять копию документа, текст которой расположен на двух сторонах одного листа? В каком нормативном документе об этом говорится? Ответ Нормативными актами не установлено специального порядка заверения копий документов, текст которых расположен на двух сторонах одного листа. Дело в том, что копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)).
Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

• Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице.
  
  
  Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
• Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее.

Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись. Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом.

Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату. Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса.

Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей. Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.
В частности, необходимо сформировать сшив из 150 листов, и не более, которые должны быть пронумерованы с указанием арабских цифр, начиная с единицы, на каждом листе. Листы, входящие в сшив нужно прошивать на 2-4 прокола прочной нитью. Концы нити необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать.

На это место, с обратной стороны последнего листа в сшиве размещается специальная бумажная наклейка. К оформлению этой наклейки Минфин также дал отдельные рекомендации. Размеры наклейки должны быть около 40-60 мм на 40-50 мм, при этом она должна полностью закрывать место сшива, оставляя за своими границами не более 2-2,5 сантиметров концов прошивных нитей.

На наклейке должно быть указано количество пронумерованных листов в сшиве, как арабскими цифрами, так и словами, заверенное подписью уполномоченного лица. С указанием должности лица и даты, когда документы были сшиты.
Нитки завязывают на крепкий узел.

• Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации. Особенность сшивания для налоговых органов Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов.

Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность. Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте.

Копии прошивают аналогично оригиналам. Некорректно сшитые документы любые службы откажутся принимать.