Журнал регистрации приказов по основной деятельности (скачать образец)». Как нумеровать приказы в журнале Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:
- Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
- Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
- Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.
Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации.
- Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности
- Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета
- 6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности
- Приказы в организации: виды и особенности оформления
- Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
- Журнал регистрации приказов по основной деятельности
- Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году
- Приказы по основным видам деятельности
- Какая информация содержится в журнале приказов
Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности
Пример №1.
Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета
- наименования предприятия;
- названия документа;
- даты начала и окончания ведения Журнала;
- ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.
По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью. Порядок внесения данных в Журнал приказов Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала.
Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:
- Порядковый номер.
6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности
Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала. Рубрика «Вопрос – ответ» Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде? Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены.
Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот.
Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами. Вопрос №2.
Приказы в организации: виды и особенности оформления
Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку). Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно.
За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи. Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.
Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя. Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Разумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала. Читайте по теме в электронном журнале Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант — это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте.
Второй вариант — это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице. Третий вариант — данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы: Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности.
В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц.
Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году
Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация. Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:
- Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
- Способ второй.
В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.
Следует особо отметить порядок исправления ошибок.
Приказы по основным видам деятельности
На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.
Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе. Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании.
Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).
Справка Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности По аналогии с иными журналами регистрации и исходя из обычаев документооборота, журнал, как правило, имеет титульный лист с информацией о наименовании фирмы, даты начала ведения журнала. В основной части регистрация идет с указанием номера приказа, даты, сути. Может содержаться информация о том, на кого из сотрудников распространяется действие распорядительного акта или кто ознакомлен с ним.
Какая информация содержится в журнале приказов
Как видим, весь этот пласт документации необходимо учесть, пронумеровать, обеспечить сохранность, систематизировать и иногда выдать срочно по запросу. Для этого и применяют журнал приказов по основной деятельности (образец можно скачать здесь здесь), иное название данного документа — книга регистрации приказов по основной деятельности. Скачайте документы по теме: Журнал регистрации приказов по основной деятельности (бланк)Скачать в .doc Журнал регистрации приказов по основной деятельности (образец)Скачать в .doc Не стоит забывать также, что книга приказов по основной деятельности выполняет еще одну функцию – фиксирует факт издания приказа и его юридической силы. Бывают случаи, когда только с помощью журнала возможно доказать наличие и действие того или иного распоряжения как внутри организации, так и для третьих лиц (например, в судах).
В случае, если предприятие приняло решение о необходимости ведения Журнала регистрации приказов, то порядок внесения информации в Журнал должен быть обязательно закреплен во внутреннем акте (Например, в Порядке кадрового учета). Читайте также статью: → «Форма ИНВ-23: Журнал учета контроля за выполнением приказов по инвентаризации». Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке. Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя. Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала. Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа.
