Они могут уточняться на стадии составления штатного расписания за счет добавления к названию должности (помощник, ведущий, старший), например, старший инспектор, старший техник. Такие уточнения принято делать в тех случаях, когда специалисты или технические исполнители, помимо своих должностных обязанностей, еще выполняют руководство другими исполнителями. Должность старшего в штатное расписание рекомендуется вводить и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает какой-то участок работы, для которого нецелесообразно создание в организационной структуре службы делопроизводства отдельного структурного подразделения. Среди различных норм труда, применяемых для организации трудовой деятельности в сфере делопроизводства, используют нормы времени и нормы численности. Норма численности определяет численность работников, необходимую для выполнения определенного объема работы.

Какие обязанности у специалиста по документообороту?

В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. 3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам. 5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. 9.

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности. «С должностной инструкцией ознакомлен(а)»: Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании Дата: » » 20 г.

Работа для специалиста по документообороту

Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. 2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО).

8.6. должностной и численный состав службы делопроизводства

Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности: 252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне; 252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам; 252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании; 252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции. 252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

• с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;
• с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

Должностная инструкция делопроизводителя

Кроме того, важно определить все источники поступления и отправки документов в организации — почта, внешние курьеры, телеграф, телетайп, телекс, факсы, электронная почта. Так как обычно ведется учет поступающих и отправляемых документов, то учетные данные суммируются отдельно по каждому виду поступления.
Собираются данные и по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола. 1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9.

Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон). 1.4.10. Схемы документооборота. 1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив. 1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов. 1.4.14.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями: 5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов. 5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр. 5.4.
Общие положения 1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет. 1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития. 1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании. 1.4. ВСпоДО должен знать: 1.4.1.
В этом случае расчет численности проводится по формуле: где Тн — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента = 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.); Тн.н. — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем = 114,2 чел.часа); Фп.в. — годовой фонд рабочего времени = 1910 часов. Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12—15%, для промышленных предприятий – 0,5% от общего числа работающих, однако практика показывает, что это соотношение не всегда и не везде выдерживается.
Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

• в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
• в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Известно, что организация труда включает решение следующих задач:

• разработка организационной структуры;
• разграничение функций между структурными подразделениями и отдельными работниками;
• нормирование труда работников;
• регламентация численного и должностного состава работников;
• повышение квалификации;
• рациональная организация рабочих мест.

В действующих нормативно-методических документах закреплены типовые структуры делопроизводственных служб, определены их функции, разработаны унифицированные требования к таким организационным документам, как положение о службе делопроизводства и должностная инструкция, которые являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации.