Также в задачи ЦК входит отслеживание изменений в законодательстве, проведение аудита внутренних бизнес-процессов, а также регулярных программ по обучению и повышению квалификации сотрудников компании. 6. Снижение риска зависимости от «незаменимых сотрудников». Аутсорсинговый контракт является гораздо более гибким документом, чем трудовой контракт со штатным сотрудником. Являясь вашим экспертом по всем основным вопросам кадрового делопроизводства, наша компания по контракту не может уйти в отпуск, взять больничный или перейти на новую работу. Используя в кадровом процессе аутсорсинговую компанию, Вы минимизируете риски, способные нарушить непрерывность Вашего бизнеса. 7. Оптимизация численности кадрового персонала.

Кадровое делопроизводство на стороне: методы организации.

Внимание

Кадры решают всё В соответствии с российским законодательством, все предприятия и организации обязаны вести учет кадров (кадровое делопроизводство). Эта работа связана с оформлением большого количества документов: приказов о приеме на работу, перемещении, переводе, увольнении сотрудников, трудовых книжек и т. д. Кроме этого, кадровики должны знакомить работников с должностными инструкциями и локальными нормативными актами, не забывая при этом ставить отметки в соответствующих журналах.

Как передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг?

Выполняемые задачи Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала. Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников. Отчетно-аналитическое

• изучение сотрудников, оценка их труда;
• аналитическая работа;
• составление отчетов.

Координационно-информационное

• подготовка, обучение, переподготовка персонала;
• прием работников по служебным и личным вопросам;
• обработка письменных обращений трудящихся;
• архивная и справочная деятельность.

Организационно-методическое

• документирование работы сотрудников;
• работа с персоналом подразделений;
• кадровое планирование и руководство.

Документальное

• ведение личных дел, трудовых книжек;
• составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
• оформление больничных, пенсионных свидетельств и т.

Кадровый учет на аутсорсе

В законе В пункте 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) указано, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Что будет, если… Поскольку прямого запрета на это в законодательстве нет, передать ведение трудовых книжек аутсорсинговой компании можно. Но при этом работодатель должен правильно оформить все документы, касающиеся защиты персональных данных работников (направить уведомление о необходимости получить согласие работника на обработку его персональных данных, издать приказ о передаче персональных данных аутсорсеру, внести изменения в Положение о защите персональных данных работников и др.).

Ведение кадрового учета

При внедрении кадрового аутсорсинга отпадает необходимость в найме, содержании и мотивировании новых сотрудников на участок кадрового учета и делопроизводства, что очень важно для компании, находящихся на стадии реструктуризации бизнеса, а также стадии слияния и поглощения. Портфель услуг UCMS Group по кадровому делопроизводству1. Организация и постановка кадрового делопроизводства с нулевого циклаПрактика постановки кадрового делопроизводства «с нуля» особенно актуальна для молодых компаний («стартапов»), а также географически распределенных организаций, которые выводят свои подразделения на новые рынки.В рамках данной услуги специалисты нашей компании помогут Вам разработать и внедрить нормативные акты, кадровую документацию, документацию по охране труда, шаблоны учетных документов, рабочего времени и расчетов с персоналом в соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ.


2.

Карьера

Как можно повысить эффективность аутсорсинга Применение разнообразных технических решений позволяет существенно сократить время обработки документов. Например, использование штрихкодов, применяемых для маркировки документов. Это позволяет работодателю мгновенно идентифицировать любой из них (например, приказ о приеме на работу, приказ о переводе, заявление на отпуск, командировочные документы и др.).

Инфо

Благодаря этому можно легко зарегистрировать и согласовать любой документ (например, заявление на отпуск) в удаленном режиме, а также распечатать документ (если это необходимо). Печатная форма документа содержит штрихкод, в котором закодированы все данные по заявлению. При обработке такого документа сотруднику аутсорсинговой компании достаточно будет только считать штрихкод с заявления, после чего на его основании создается соответствующий кадровый приказ.

Особенности кадрового делопроизводства

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы Рекомендации по порядку При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

Ведение кадрового учёта

Важно

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации (статья 66 Трудового кодекса РФ). В работе с трудовыми книжками работодатели руководствуются утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», в соответствии с которыми ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ (пункт 45 вышеуказанных Правил).

Правомерность передачи кадрового делопроизводства сторонней фирме

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Кадровый аутсорсинг, статьи

График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.
Состав кадровой документации предприятия Нормативные акты После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание. Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки. На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников.

При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д. Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании.

Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.