В письме № ИСХ-2141/ЦБС ОАО «РЖД» проинформировало, куда в случае необходимости могут обратиться организации, чтобы получить данные о стоимости услуг и сумме НДС в разрезе ставок, указанных в железнодорожном билете. Для этого в документе Авансовый отчет необходимо добавить новую строку и заполнить ее следующим образом: • в поле Документ (расхода) ввести информацию о железнодорожном билете; • в поле Номенклатура выбрать соответствующий расходу элемент в справочнике Номенклатура (Расходы на проезд); • ставку НДС указать любую или оставить предлагаемую программой по умолчанию (в книгу покупок ставка НДС не попадает); • в полях Сумма, НДС и всего указать суммы согласно документу, представленному подотчетным лицом.

Как учесть электронный билет в авансовом отчете

Документ является бланком строгой отчетности (БСО), имеет уникальную нумерацию, стоимостную оценку и дает право на получение одноразовой услуги. В обороте используются наряду с бумажными электронные носители.
В статье расскажем про учет жд билетов, дадим примеры проводок. Бухгалтерский учет операций с ж/д билетами На момент приобретения билета у лица не возникает получение услуги.



В стандартном варианте датой признания в расходах является день утверждения авансового отчета.

Учет жд билетов в бухгалтерском учете

Условия реализации вычета:

• Наличие документа в оригинальной форме.
• Выделение суммы налога в документе.
• Запись документа в книге покупок.
• Внесение данных в книгу покупок в периоде утверждения расходов.

Наличие счета-фактуры для применения вычета не требуется. При внесении записи в книгу покупок необходимо учитывать, что стоимость билета складывается из нескольких составляющих частей, среди которых имеются суммы, облагаемые НДС по разным ставкам.
В состав стоимости включаются оплата проезда по ставке 10% и могут входить услуги, облагаемые налогом по ставке 18%. Для включения налога в состав вычетов не требуется разделение сумм по ставкам. Законодательством запрещено приобретателем услуг (товаров, работ) изменять или разбивать на составляющие суммы НДС, выставленные поставщиком.

Ошибка 404

В этом случае следует обратиться к перевозчику или его представителю и взять справку, в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина России от 18.05.2015г. №03-03-06/2/28296). Иначе учесть расходы не получится. Если у вас нет ни посадочного талона, на справки, то в расходах стоимость перелета не учитывайте.

Также при проверке ревизоры могут доначислить страховые взносы на стоимость билета. Однако доначисление взносов можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014г.

№Ф09-3145/14. Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57).

Все, что бухгалтеру надо знать про учет электронных билетов на поезд и самолет

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998г. №34н) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет. Посмотрим, что потребуется перевести:

1. Реквизиты, которые необходимы для признания расходов по налогу на прибыль, т.е. обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п.2 ст.169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).

Все остальное (например, правила перевозки багажа, условия применения тарифа) переводить не нужно: письма Минфина от 09.12.2015г.

Собираем документы, подтверждающие проезд по электронному билету

Отражение в расходах при утрате документов Лица, направляемые в командировки, совершают приобретения ж/д билетов как физическое лицо с последующим отражением затрат в авансовых отчетах. В отдельных случаях билеты приобретаются предприятием по безналичному расчету с отражением БСО в отдельном журнале.
Списание расходов оплаты билетов по командировке возможно после исполнения служебного задания. Покрытие затрат при утере или порче БСО, посадочного талона осуществляется на основании дубликатов документов, выданных по запросу лица. При отсутствии возможности предъявить дубликаты документов:

• Основания для отчетности отсутствуют.
• Сумма, выданная ранее под отчет, включается в состав доходов работника и облагается НДФЛ.
• Работник имеет право обратиться к руководству для компенсации расходов.
• Выплата производится по минимальной стоимости проезда.

Если проездные документы оформлены в электронном виде

Документы лучше не терять На практике может возникнуть ситуация, когда командированный работник потерял посадочный талон или не предоставил иные документы, подтверждающие расходы на проезд.В этом случае расходы на проезд в командировку можно не возмещать вовсе или же возместить, но в минимальном размере. Причем второй вариант является более предпочтительным с точки зрения минимизации рисков возникновения трудового спора с командированным сотрудником.

Именно этот документ подтверждает факт поездки сотрудника, если он добирался до места назначения на самолете.
По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно пп.12 п.1 ст.264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013г.
№03-07-11/01). Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя. Однако и в том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12г. №А19-5831/2012. Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета.

Жд билеты питание по авансовому отчету

В случае приобретения ж/д билетов через посредника у предприятия возникает несколько вариантов учета. При покупке билетов в сумму входит стоимость проезда, соответствующая цене перевозчика и сумма, выплачиваемая за посреднические услуги. Особенности учета при прямой покупке и через посредника: Операция Прямая покупка Приобретение у посредника Учет в расходах стоимости билетов В момент признания расхода по авансовому отчету, при безналичной оплате – после отчета по командировке (сдается руководителю) Аналогично Учет в расходах стоимость услуг Отсутствуют Принимаются в учете после совершения и получения документов Учет НДС по билетам Запись в книге покупок осуществляется на основании ж/д билетов (БСО) Аналогично Учет НДС по услугам Отсутствует В момент признания расхода В практике возникают случаи, когда посредник выписывает документы от своего имени на стоимость билета и сервисного сбора.
ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

(подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы»). Размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника.

Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным (подробнее об этом см., «Различным категориям работникам можно установить разный размер суточных»).

Как поступают в случаях просрочки предоставления работником отчетности по командировочным расходам? Подотчетная сумма при задержке отчета по полученным средствам подлежит удержанию из заработной платы работника в размере, не превышающем 20% величины месячного дохода (ст. 138 ТК РФ). Вопрос №2. Какая дата ж/д билетов электронной формы учитывается при записи в книге покупок? В формах документов, созданных в электронном виде, имеются даты приобретения и отправления.

Датой документа служит день отправления. Дата покупки, указанная на билете, в учете не отражается. Вопрос №3. Как учесть курсовую разницу со стоимости ж/д билетов по зарубежной командировке? Датой признания расходов по командировке является день утверждения авансового отчета.

Разница курсов валют уточняется не на день оплаты, а на дату утверждения отчета. Вопрос №4.