ВАЖНО! Если работодатель примет решение не взыскивать долг с работника, то невозвращенные средства станут доходом работника. В этом случае организация должна исполнить обязанность налогового агента согласно главе 23 НК РФ и удержать у сотрудника НДФЛ с невозвращенного подотчета либо сообщить в налоговую о невозможности удержания (Письмо Минфина от 24.09.09 № 03-03-06/1/610). Удержание подотчетных сумм из заработной платы: проводки Согласно Плану счетов бухучета и инструкции к нему, не возвращенные вовремя подотчетные средства списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94, а в дальнейшем с кредита 94 либо в дебет 70 (если долг удерживается из зарплаты), либо в дебет 73 (при невозможности списания из зарплаты).

Скорбные хлопоты

При этом работодатель, принимая во внимание противоположные позиции родственников, имеет право удержать только часть суммы, не возвращенной умершим работником, в том числе скорректировав ее с учетом доли согласившегося родственника. Вместе с тем в любом случае удержание производится из общей суммы заработной платы, а не из отдельной ее части.

Обоснование: Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (ч. 1 ст. 137 ТК РФ). Так, одним из случаев, когда удержание из заработной платы становится возможным, является ситуация, при которой работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск.

Как следствие, работодатель может произвести удержания из заработной платы работника за неотработанные дни отпуска.

О признании за наследодателем права на получение денежных сумм

Инфо

В течение 3 дней после его окончания работники должны представить в бухгалтерию авансовый отчет, подтверждающий фактическое расходование средств по назначению. Если сотрудник в это время находился на больничном листе, в отпуске или командировке, авансовый отчет и возврат оставшихся средств он вправе осуществить по выходу на место труда.

Важно

Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, он просто вносит их в кассу предприятия. Однако не всегда все получается так гладко. Иногда работник просто не в состоянии совершить возврат.

Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц. Данное ограничение устанавливает ст. 138 ТК РФ. Указанный предельный размер удержания рассчитывается от дохода за минусом НДФЛ.

Разберем, как это выглядит на конкретном примере.

Списание с работника подотчета в связи со смертью

Документы основания Первичным документом, по которому выявляется задолженность работника по подотчетным суммам перед предприятием, является авансовый отчет формы № АО – 1, утвержденный работодателем. Именно в нем отражаются выданные сотруднику суммы и подтвержденные документально расходы.
Однако нельзя только на основании авансового отчета взыскать с работника долг. С этой целью, на основании письменного согласия работника издается приказ об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм.

Внимание

Он и будет являться основанием для взыскания суммы долга. Если сотрудник не дает согласия, и договоренность не достигнута, то работодателю нужно обращаться в суд с иском.

Как удержать из зарплаты подотчетную сумму

Однако при этом законом установлен ряд исключений, в частности, при прекращении трудового договора в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) удержания за неотработанные дни отпуска не производятся (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Из этого можно сделать вывод, что в законе прямо определены как случаи возможного удержания, так и исключения, при которых удержания не производятся.

Закон предусматривает возможность произвести удержание из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). В этом случае исключений, подобных тому, что установлены для удержания за неотработанные дни отпуска, не предусмотрено.

Удержание аванса с умершего

Гражданского кодекса РФ не входят в состав наследства права и обязанности, неразрывно связанные с личностью наследодателя. То есть право оспорить основание или размер удержаний относится к субъективным правам, принадлежащим лишь работнику.


Разъяснения, которые затрагивают рассматриваемый вопрос, были даны и в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2012 N 9 «О судебной практике по делам о наследовании». В абз. 5 п. 68 указано, что требования наследников о признании за наследодателем права на получение денежных сумм, указанных в п.
1 ст. 1183 ГК РФ, либо права на их получение в размере, превышающем установленный наследодателю при жизни, и о возложении на соответствующее лицо обязанности произвести начисление и выплату таких денежных сумм, удовлетворению не подлежат.
Согласно Указанию ЦБ № 3210-У сотрудник, получивший деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней после:

• дня истечения срока, на который выдан подотчет;
• возвращения на работу, если дата возврата пришлась на время отсутствия работника по причине командировки, болезни, отпуска.

В практике работы с подотчетниками нередки ситуации, когда работник, получив подотчетный аванс, отчитывается на меньшую сумму, либо не представляет авансовый отчет. В этой ситуации сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс. Удержание из заработной платы подотчетных сумм Если сотрудник вовремя не вернул неиспользованный подотчет, у работодателя имеется возможность удержать из зарплаты подотчетную сумму. Порядок удержания описан в статье 137 ТК РФ. На принятие решение о взыскании из зарплаты отводится один месяц после окончания срока возврата аванса.

Удержание подотчетных сумм с умершего работника

Однако до момента получения такого документа пройдет как минимума месяца полтора, за это время сотрудник может успеть уволиться. Тогда взысканием будет заниматься уже не работодатель, а судебный пристав-исполнитель — порядок удержания по постановлению судебных приставов.

Нужно ли согласие сотрудника? По статье 137 ТК РФ удержания работодатель может производить из зарплаты работника, если последний не оспаривает основания и размеры удержаний. Поэтому, чтобы избежать проблем в дальнейшем рекомендуется заручиться письменным согласием работника.

Только при наличии заявления от сотрудника можно издавать приказ и производить взыскание. Специальной формы письменного согласия законодательством не предусмотрено, он оформляется в свободной форме, но должно содержать всю значимую информацию.

СОДЕРЖАНИЕ:

• Можно ли удержать из зарплаты подотчет?
  • Как взыскать средства с заработка работника?
    • Пример
  • Документы основания
    • Нужно ли согласие сотрудника?
    • Приказ на удержание подотчетных сумм
• При увольнении
• Выводы

Можно ли удержать из зарплаты подотчет? Ст. 137 ТК РФ дает право работодателю взыскать задолженность по неиспользованным подотчетным суммам. Однако, для этого он должен совершить ряд последовательных манипуляций: Удержать долг из заработной платы компания может. Правда не всегда это получается сделать мирным путем, поэтому дело может закончиться и принудительным взысканием. Читайте также: Как взыскать средства с заработка работника? Работодатель устанавливает для своего персонала срок, на который выдаются подотчетные суммы.
Это позволяет сделать вывод о том, что в рассматриваемой ситуации не возвращенная в срок подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы работника, в том числе не полученной ко дню его смерти. При этом необходимо учесть, что работодатель вправе принять решение о таком удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения соответствующих сумм, а также при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Соответственно, при удержании работник не должен оспаривать его основания и размер, другими словами, он должен быть согласен на удержание — это является одним из обязательных условий. На наш взгляд, законодатель, предусмотревший соответствующее требование, полагал, что именно работник имеет право заявить о том, что остаток подотчетных денежных средств не подлежит удержанию.
Если документ содержит недостоверную информацию, работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности за взыскание без оснований. Скачать примерный образец приказа об удержании подотчетной суммы с зарплаты — word. При увольнении Иногда на момент увольнения у сотрудника присутствует сумма задолженности по подотчетным суммам. Если согласие с работника об удержании уже было взято, и приказ по предприятию издан, с расчетных сумм также производится взыскание в размере не более 20%. Остаток задолженности работник может добровольно внести в кассу предприятия при получении расчета при увольнении. Для этого бухгалтер печатает расходный и приходный кассовый ордер одновременно. Когда сумма задолженности выявлена непосредственно в момент увольнения, работодателю необходимо придерживаться той же схемы действий, что с работающим сотрудником.
Поскольку списание из зарплаты возможно только в случае, если работник согласен с размером и самим фактом удержания, целесообразно получить его согласие в письменном виде. Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения. В нем же можно отвести место, где работник выразит свое согласие на списание из заработной платы. Образец приказа на удержание Скачать Объем удержаний с сотрудника не должен превышать 20% начисленной заработной платы.

Взыскание задолженности по подотчету в судебном порядке и прощение долга Если прошел отведенный месячный срок либо если работник не согласен с взысканием из заработной платы, организация может взыскать задолженность через суд. Сделать это необходимо в течение обычного срока исковой давности, регламентированного статьей 196 ГК РФ.

Обратиться в суд компания может в течение трех лет с даты, когда работник должен был вернуть подотчетные деньги.