Выделение дел идокументов, подлежащих уничтожению Выделение дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является одной из основных целей проведения экспертизы ценности документов в организации. Экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. Важно! Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается. Экспертиза ценности документов проводится на основе: –действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления; –типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.
- Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
- У документов истек срок хранения. как их правильно уничтожить
- Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения
- 6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию
- Оформляем акты на уничтожение документов
- Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
- Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее
- Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений
- Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
Литература:
- Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. — 2007. — № 20.
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. — 2011.
У документов истек срок хранения. как их правильно уничтожить
Экспертная комиссия: состав и функции ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам.
Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ).
Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения
6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию
Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Объектами процесса уничтожения дел, документов являются: – дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации; – дела временных сроков хранения (свыше 10 лет), сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документы в архиве организации.
Оформляем акты на уничтожение документов
- Вначале документа указывается название организации.
- Отдельно вписывается состав комиссии.
- В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
- Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
- Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
- В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).
Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
В результате процедуры уничтожения на руках должно остаться несколько документов: – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению – накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону «для уничтожения; – акт об уничтожении документов оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т. е. это может быть как организация, передающая дела на утилизацию, так и сторонняя организация). Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.
Уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации.
Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее
Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить: • начальника отдела кадров; • главного бухгалтера; • начальника юридического отдела; • должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации. Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).
Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно. ■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности. На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют.
Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений
На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус.
Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов. ■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению. ■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.
Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению
При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика. С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг.
Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн.
Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию. Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер.
