Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должност­ными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего харак­тера, предполагает: а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста доку­мента; б) редактирование и корректирование предварительного вариантатекста документа; в) согласование уточненного варианта текста документа; г) оформление окончательного варианта текста документа; д)утверждение(подписание) документа; е) регистрацию документа; ж) тиражирование документа; з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для примененияв практической деятельности; и) помещение контрольного экземпляра документа в дело; к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Внутренние документы организации: основные характеристики

Для создания оптимальной поисковой системы установлен следующий состав основных реквизитов регистрации: • наименование организации (автора или корреспондента); • наименование вида документа; • дата и регистрационный номер документа; • дата и индекс поступления; • заголовок к тексту (краткое содержание документа); • резолюция (исполнитель, поручение, автор, дата); • срок исполнения документа; • отметка об исполнении документа и направлении его вдело. Состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов может дополняться другими реквизитами: • гриф (пометка) ограничения доступа к документу; • внутренняя переадресация документов по исполнителям; • количество листов документа; • наличие приложений; • перенос сроков исполнения; • срок хранения документа и др.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.

Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.

Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.
Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер.
Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью.
Только в этом случае он будет иметь юридическую силу. Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах.

Работа с внутренними документами

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте. Для ведения контрольных операций можно использовать персональный компьютер. Ряд программ предоставляют секретарю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов.

В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций.

Внутренние документы организации

Какие еще внутренние документы организации существуют? Должностные инструкции Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия.

Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.

Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации. Договоры Договор – многофункциональный документ.

Особенности организации работы с внутренними документами

Каждому объекту присваивается уникальный регистрационный индекс, состоящий из кода структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах делопроизводственного года. Регистрация внутренних документов часто происходит децентрализовано по группам в тех структурных подразделениях, где они оформляются.

Это может быть бухгалтерская документация, бумаги кадрового отдела или канцелярии. Каждый локальный акт организации должен быть зарегистрирован в день его подписания или утверждения руководителем. Формы регистрации внутренних документов В зависимости от потребностей компании может быть выбрана журнальная, карточная и автоматизированная электронная форма регистрации.

Особенности работы с поступающими, отправляемыми и внутренними документами.

Обработка исходящих документов включает:• составление чернового документа;• подготовку проекта документа;• его согласование (визирование);• удостоверение документа;• отправку документа. За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати).

Система документации организации. особенности оформления документов

Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью. Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации. Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием.

Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.

Организация работы с исходящими документами

Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Информационно-справочные документы в ОАО СЗ «Телеком», представлены: |Вид документа |Разновидности документа | |Акт |Акт ревизии | | |Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности | | |Акт приема-передачи дел | | |Акт экспертизы и др.
Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет. Справки Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события.

Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.

Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи. Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе.

В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.