Пример приведен ниже. Вот так оформляется подобное письмо. Реквизиты письма Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении. Реквизиты служебного письма:

1. Дата.
2. Номер письма.
3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
4. Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

1. Название фирмы.
2. Структурное подразделение.
3. Должность исполнителя.
4. Фамилия и инициалы.
5. Адрес получателя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

2. результаты освоения дисциплины, подлежащие проверке

Сообщаем , что издательский дом «Жизнь» согласно Вашей заявке спецификации готов поставить учебную литературу по программе среднего полного общего образования на сумму в 1,5 (полтора) миллиона рублей. В связи с этим просим Вас заключить договор на выполнение взаимозачетов по реализации бензина с нефтяной компанией «Интер Плюс», имеющей лицензию на реализацию бензина.

Инфо

Приложение: договор на 8 л. в 1 экз. Генеральный директор К. И. Краснов. Задание 3. Составьте и оформите письмо-приглашение в соответствии с правилами.

Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставке ярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта В. Д. Чесноков.

Задание 4.

Составление деловых писем

Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом. Гарантийное письмо Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение.

Внимание

Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами — директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

Важно

Претензионное письмо (рекламационное) Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора.

Виды служебных писем

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации.


Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.
Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение. Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания.
   Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

• Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
• Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
• Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.
• Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

• эмблемы и герба;
• автора;
• исходных данных;
• заголовка;
• утверждения;
• адресата;
• резолюции;
• текста;
• подписей и приложений;
• согласования и заверения;
• отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Деловой речевой этикет в служебных письмах учебное пособие

В связи с этим просим Вас заключить договор на выполнение взаимозачетов по реализации бензина с нефтяной компанией «Интер Плюс», имеющей лицензию на реализацию бензина. Приложение: договор на 8 л. в 1 экз. Генеральный директор .

Задание 3. Составьте и оформите письмо-приглашение в соответствии с правилами. Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставке ярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда.

Письмо подписал руководитель проекта . Задание 4. Составьте и оформите письмо — предложение, добавив недостающие реквизиты. Предлагаем вашему вниманию новый каталог, содержащий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели.

Служебное письмо (образец)

Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности. Правила оформления Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил. Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты: 1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия. 2. Документ должен содержать определенные реквизиты: 2.1.

Информация о получателе и отправителе. 2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации. 2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

2.4. Заголовок.
В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем. Информационное письмо Такой вид письма очень распространен.

В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации.

В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации. Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия. Рекламное письмо Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию.
Классификации служебных писем Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата. Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

1. Сопроводительные.
2. Письмо-запрос.
3. Информационные.
4. Рекламные.
5. Гарантийные.
6. Претензионные.
7. Арбитражные.
8. Письма-напоминания.
9. Письма-подтверждения.
10. Письма-просьбы.
11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной.

Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма. Сопроводительное письмо Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется.

Служебное письмо сообщаем что издательство дом жизнь согласно вашей заявкой

Надеемся на взаимопонимание дальнейшее плодотворное сотрудничество. Задание 5. Составьте и оформите служебное письмо. Главный бухгалтер акционерного банка «Империал», расположенного по адресу: 123456, Москва, ул.Молодогвардейская, д. 24, тел. 141-67-90, факс: 141-78-87, напоминает управляющим региональных филиалов АБ «Империал» о соблюдении контроля исполнения за сроками предоставления отчетности на основании письма Центробанка России N2 01/134 от 30 января 2008 года «0 предоставлении отчетности в соответствии с Положением «О порядке проведения расчетов в иностранной валюте, основанных на зачете взаимных требований между российскими судовладельцами, осуществляющими рыбный промысел, и нерезидентами, осуществляющими их агентское обслуживание » » и прилагает к письму копию телеграммы ЦБ N2 23 от 15 ноября 2008 года.
Письмо–напоминание Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия. Письмо-извещение Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается.
Открытое акционерное общество «Райпо» Ул. Центральная, д. 14, г. Воронеж, 456789 р/с 78900987654321234567 в банке «Российский кредит» к/с N2 89765689456534543212, БИК 456321908 23.04.2010 N2 45 На N2 01/56 от 06.04.2010 Техническому директору 000 «Формула» По вашей просьбе направляем вам прайс-листы на цены комплектов торгового оборудования, а также новые рекламные проспекты. При положительном решении вопроса о закупке торгового оборудования соответствующие документы должны быть направлены начальнику отдела сбыта Игнатову В. П. Начальник отдела маркетинга И. И. Руденко. Задание 2. Оформите служебное письмо. Издательский дом «Жизнь» 123456, Москва, БольшойПереяславский пер., д.12. Тел. (495) 987-45-89 Факс (495)456-34-56 р/с N2 8967546 в Октябрьском отделении АБ «Москва» Председателю комитета по образованию администрации Тюменской области г-ну Соловьеву В.Г.