Журнал регистрации приказов Страница журнала регистрации приказов по личному составу Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму. Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные. Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения. Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно.
Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
При создании нового предприятия можно использовать простейший порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве, где каждый приказ имеет одно- или двухзначный номер.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
В ней нумерация приказов начинается 1 января каждого года с №1 и далее по порядку. Иногда добавляют год издания приказа — №1-2018. При добавлении различных символов к номеру приказа можно использовать следующие знаки: «-», «/» или «.».
То есть номер приказа будет выглядеть так: №15-2018, №15/2018 или №15.2018. Иногда, для упрощения дальнейшего архивирования приказов к номеру документа добавляют код, обозначающий срок его хранения.
Например, № 15-д, будет означать приказ с длительным до 75 лет сроком хранения.
На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива. Какие же это приказы? 1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.
Затем по мере расширения штатной численности персонала, передаче функций по кадрам в отдельное структурное подразделение появляется необходимость в делении приказов по персоналу на несколько категорий, которые также отражаются в номере каждого документа, при помощи буквенно-цифровой кодировки, в зависимости от общей системы нумерации, принятой на предприятии. При создании системы нумерации и ведения документооборота на предприятии нужно руководствоваться требованиями, заложенными в таких нормативных актах как, закон об архивном деле №125-ФЗ от 22.10.2004 и приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Они устанавливают общие сроки хранения кадровых приказов, а также дают достаточно простую классификацию различных документов по персоналу. Кроме того, некоторые отраслевые ведомства также разрабатывают отдельные положения по ведению документооборота в подчиненных им организациях.
Нумерация приказов
С этой целью может быть разработан отдельный локальный акт. Между тем, правила о нумерации распоряжений целесообразно включить в Положение о ведении документооборота в организации.
В той документе следует прописать все основные правила работы с документами, в том числе порядок нумерации приказов. В такой ситуации издавать отдельный приказ о нумерации приказов не потребуется.
При разработке собственного локального акта можно руководствоваться положениями, содержащимися в нормативных актах Госархива.
Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Это означает, что до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, она обязана сохранять документы, в том числе приказы по основной деятельности. Приказы по личному составу также имеют довольно длительный, но все же ограниченный срок хранения. При этом период, в течение которого организация обязана обеспечить сохранность документов, будет определяться в зависимости от даты создания документа. Так, если дата создания документа приходится на период до 2003 года хранить распоряжения надо в течение 75 лет.
Если делопроизводство по документу закончено уже после 1 января 2003 года, срок хранения ограничивается 50 годами. Сроки хранения документов по личному составу были скорректированы в 2016 году путем введения в действия статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Как нумеровать кадровые приказы
В таких программах на каждый вид кадрового перемещения: увольнение, прием, совмещение, формируются приказы со своей нумерацией, которая к тому же обнуляется с начала следующего года. Это несколько усложняет работу по контролю общего числа составленных приказов и датам принятия конкретных решений. Именно общая ведомость регистрации данных документов призвана помочь в правильном ведении кадрового делопроизводства. Прием работника на время отпуска основного работника Инструкция по кадровому делопроизводству Нумерация приказов о приеме и увольнении должна быть закреплена соответствующей инструкцией, которая и позволит понять, как в компании организованы учет и контроль. Для ее составления можно воспользоваться нормами права, изложенными в приказе 536 министерства коммуникаций от 8 нояб. 2005 г.
Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение
Расшифровка номера приказа следующая:
- цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
- буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения. Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября.
Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов. Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.
Регистрация приказов Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.
Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах.
ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной. К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д. Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.). Итоги Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно. Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».
