Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков 924 45 67 3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 3.30.

Часть 1. принципы

Инфо

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; — по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; — по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; — по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликата; — по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д. Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.

Правила оформления документов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор институтаЛичная подписьМ.В. Ларин Главный бухгалтерЛичная подписьЗ.В. Марьяш При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директораЗаместитель директора по научной работепо научной работе Личная подписьЮ.Г. ДемидовЛичная подписьК.И. Игнатьев При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссииЛичная подписьВ.Д. Банасюкевич Члены комиссииЛичная подписьА.Н. Сокова Личная подписьА.С. Красавин Личная подписьО.И. Рысков 3.23.

Общие правила составления и оформления документов

• Темы:

• Документооборот
• Документационное обеспечение
• Документы делопроизводства
• Оформление документов

Оформление официальных документов — важная составляющая процесса делопроизводства. Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов. Официальная документация обладает свойством юридической силы, которое обеспечивается в первую очередь наличием обязательных элементов — реквизитов.

Правила оформления документов регламентируются государственными стандартами и унифицированными системами. Несмотря на то что документационное обеспечение управления является прикладной сферой, делопроизводственные процессы, связанные с созданием и хранением документов, играют важную роль в деятельности любой организации.

Правила оформления документов (стр. 1 из 2)

Кочетову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Главному редактору Издательского дома «Медиадом» Н.В. Семиной Документ не должен содержать более четырех адресатов.


Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Правила составления и оформления документов

Так, например, объединяют приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы и т. д. Для исходящих документов в организации может существовать отдельный журнал регистрации. В записи об исходящем письме указывают его номер и дату создания, адресата, краткое содержание, сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела.


Существуют общие правила оформления исходящей документации, принятые в большинстве компаний:

• корреспонденция обрабатывается и отсылается в день подписания;
• исходящие документы оформляют в двух экземплярах;
• если документ должен быть возвращен отправителю, на нем необходимо поставить соответствующую отметку — «подлежит возврату».

Правила оформления документов регламентируются действующими нормами законодательства.

3. требования к оформлению реквизитов документов 

Внимание

Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения. Как теперь должны располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидеть на приведенном образце (Рис. 1). Отметка о контроле , ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле.

Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна. Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм.

В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом ), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж – утверждено приказ ).

Гост р 6.30-2003: требования к оформлению документов

Получение просим подтвердить. В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.

Важно

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам: 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Основные правила оформления документов Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, влияющих на классификацию. Читайте по теме в электронном журнале На основе перечисленных признаков выделяют следующие виды документации:

• организационно-правовую;
• плановую;
• распорядительную;
• справочную;
• аналитическую;
• отчетную;
• финансовую;
• договорную;
• документацию по личному составу.

Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов.