Если порча произошла не по вине работника (неверная запись, утрата в результате форс-мажора), оплата возлагается на компанию. Ошибки В случае отсутствия книги прихода-расхода бланков трудовых составляется докладная записка или рапорт на имя первого руководителя компании. Затем книга покупается, оформляется и регистрируется датой вышеуказанного документа. Заполнение графы 6 обязательно, причем грубой ошибкой будет указание в ней факта приобретения бланка сотрудником самостоятельно. Это недопустимо, так как бланки являются документацией строгой отчетности, должны иметь несколько степеней защиты, выпускаться только ГОЗНАКом, распространяться им же, возможно – через официальных дистрибьюторов, приобретаться исключительно по договору. Ошибочным будет назначить ответственным за заполнение книги кадровика. Делать это должен исключительно бухгалтер.

Оформление приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Содержит соглашение о приобретении бланков с организациями-поставщиками бланков. 7 и 8 Включают сведения о численности приобретенных трудовых книжек и вкладышей. 9 Вносят сумму, которая была потрачена на приобретение документов, также туда внося инструкцию о заполнении данной учетной книги. 10 Содержатся реквизиты при выдаче бланков по причине того, что бланки являются документами, подлежащими строгой отчетности. 11 Содержит номер и серию всех выданных вкладышей трудовых книжек. Последний столбец Указывается сумма приобретения вкладышей трудовых книжек и бланков.
В некоторых ситуациях работодатель должен купить новые бланки за свои средства.

Как ведется приходно-расходная книга учета трудовых книжек

Заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки Государством установлены правила заполнения учетной книги:

• бланки должны быть заполнены черной пастой;
• записи должны быть внесены без ошибок и разборчиво;
• новые записи вносятся в момент, как формуляр был принят на учет;
• если в процессе внесения сведений в бланк была допущена ошибка, то испорченный бланк нужно обязательно утилизировать;
• гражданину, который получил на руки трудовую книжку, нужно подтвердить получение росписью в приходно-расходной книге.

Факт утилизации испорченного бланка должен быть подтвержден составленным актом.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Во время работы предприятия накапливается масса официальных бумаг, которые используются в делопроизводстве предприятия. Законодательством установлена обязанность учета документации, содержащей в себе всю информацию о работниках.

Такие документы называются подотчетными. В связи с этим процесс приобретения и использования чистых бланков должен быть отражен в отчетных документах. К перечню отчетных документов также относится учетная приходно-расходная книга.

Если при проверке выяснится, что данный журнал неправильно ведется, или вовсе отсутствует, то эта ситуация повлечет за собой наказание по Административному Кодексу и штрафы.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

Что касается вкладышей, они заполняются после того, как в соответствующем разделе трудовой книжки не осталось свободного места. Внести новую запись во вкладыш нужно на основании соответствующего приказа не позже, чем в течении недели с даты его издания.
Если сотрудник увольняется, запись об этом должна быть внесена в книжку в тот же день. Чтобы установленные законом сроки внесения записей не были нарушены, приказом работодателя можно установить приказом определенный неснижаемый лимит по количеству пустых бланков, сроки его пополнения и, по мере его достижения, приобретать новые.

Они по мере поступления должны быть внесены в приходно-расходную книгу трудовых книжек. Из этого следует, что приходно расходная книга учета бланков, в которой ведется учет наличия, поможет своевременно пополнить их запас и обеспечить соблюдение требований законодательства.

Как вести приходно расходную книгу по учету бланков трудовой книжки

К таким бланкам, в том числе, относятся документы, предназначенные для подтверждения хозяйственных и финансовых операций, а также те, которыми подтверждается страховой стаж гражданина. Отличительной особенностью таких бланков является не только печатная форма, но и наличие нумерации, присваиваемой еще на этапе изготовления документа в типографии.

Обратите внимание! Учет бланков строгой отчетности должен вестись поштучно — с момента изготовления до того момента, когда бланк будет израсходован и выдан под отчет на руки. В процессе административно-хозяйственной, организационной и производственной деятельности предприятие постоянно использует бланки строгой отчетности.

Их перечень, порядок хранения, выдачи и использования должен быть установлен локальным нормативным актом. Этим же актом определяется и порядок ведения приходно-расходных книг учета бланков строгой отчетности.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша

Образец заполнения приходно-расходной книги Сразу после того, как были получены от поставщика заказанные бланки трудовых книжек и вкладышей в них, производится их регистрация в приходно-расходной книге. В ней отражается информация о всех операциях с бланками, как о тех, что связаны с их приобретением, так и о тех, которые связаны с расходованием.

Сведения о стоимости бланков также вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой. Приходно-расходная книга образец заполнения представлен ниже. Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец Форма приходно-расходной книги учета бланков является унифицированной, это приложение №2 к Инструкции.

Порядок учета и хранения трудовых книжек

• Темы:
• Кадровое делопроизводство

Приходно-расходная книга, как правило, используется в качестве журнала учета бланков строгой отчетности. К этой категории относятся и бланки трудовых книжек и вкладышей в них, которые хранятся на предприятии и используются по мере надобности. Из статьи вы узнаете:

• для чего необходимо вести приходно-расходные книги;
• кто ведет приходно-расходную книгу учета трудовых книжек;
• как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой;
• как оформляется приходно-расходная книга трудовых книжек;
• когда и как закрывается приходно расходная книга по учету бланков трудовой.

Для чего необходимо вести приходно-расходные книги Приходно-расходные книги ведутся с целью учета бланков строгой отчетности.

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано сообщать в бухгалтерию работодателя по окончании каждого месяца о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них (п. 42 Правил № 225). Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта, в который можно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки должна отвечать определенным требованиям:

• книга желательно должны иметь плотную обложку, т. к.

Пример заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Ошибки при заполнении приходно-расходной книги Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК. Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые.

Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя.

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Правила.Согласно положениям Правил и Инструкции порядок учета и хранения бланков трудовых книжек определен на уровне закона, который обязывает всех работодателей вести специальные книги по учету не только бланков, но и действующих книжек, которые работники сдают на ответственное хранение. Приходно расходная книга по учету бланков трудовой, как правило, ведется в бухгалтерии предприятия.

При этом в обязательном порядке издается приказ и назначается сотрудник, который будет осуществлять учет бланков и вносить соответствующие записи в книгу. Образец приказа о назначении сотрудника, ответственного за хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек представлен ниже.

Пример заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец Обязанность сотрудника по ведению приходно-расходной книги по учету бланков трудовой должна быть закреплена в его должностной инструкции или дополнительном соглашении к трудовому договору. Читайте по теме в электронном журнале Какие документы вносятся в приходно-расходную книгу трудовых книжек Согласно требованиям Правил, у работодателя всегда в наличии должно иметься некоторое количество бланков трудовых и вкладышей в них.

При отсутствии таких бланков работодатель рискует не произвести оформление трудовой книжки в установленные законом сроки. Так, сотруднику впервые оформляющемуся на работу, книжка должна быть оформлена после того, как он проработает на предприятии более пяти дней.

Согласно Правилам, заполнена она должна быть в присутствии владельца в течение недели после того, как он был принят на работу.