Главная » Полезная информация » Бухгалтерское обслуживание » Документооборот в торговле Документооборот – важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете. Организация документооборота Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами. Организация документооборота – задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании.

Документооборот в торговле

При этом ТТН содержит не все реквизиты, касающиеся продажи товаров, указанные в товарной накладной, например, в ТТН не выделен отдельной строкой НДС. Таким образом, требования налоговиков небеспочвенны, но это не говорит о том, что они правомерны. Судебные инстанции не идут на поводу у ревизоров, требующих с покупателя товаров помимо товарной накладной еще и ТТН.

Важно

Судебных решений по данному вопросу не так много, но они свидетельствуют о том, что у организации есть шансы доказать ревизорам нецелесообразность одновременного заполнения товарной накладной и ТТН. Поэтому говорить о том, что продавец, составивший только один документ, подведет этим покупателя, преждевременно. В последнее время получила развитие дистанционная торговля.

Первичные документы по учету торговых операций

Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету. Поступление товара В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

• обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;
• счет-фактуру от поставщика;
• акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;
• ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.

Общие формы первичных учетных документов по учету торговых операций

Какому документу отдать предпочтение при оформлении продажи товаров: товарной накладной или товарно-транспортной накладной Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации. Так, при реализации товара покупателю со склада поставщика оформляется товарная накладная, а если в процессе отгрузки «замешан» перевозчик — то ТТН. Казалось бы, такое достаточно четкое разделение сферы применения накладных позволяет избежать необходимости одновременного их составления, но не все так просто.

Иногда проверяющим мало одного документа, подтверждающего продажу товара, и они требуют другой. В принципе, товарная накладная и ТТН — документы не взаимоисключающие, а дополняющие друг друга. Так, в товарной накладной есть место для отражения номера транспортной накладной.

Учет торговых операций: первичные документы в торговле

Внимание

Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом с исправлением надо написать «Исправлено». Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.

Инфо

Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа «Погашено» и т.п. На всех документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Товары, поступающие в предприятия торговли, должны иметь сопроводительные документы, предусмотренные условиями поставки товаров, а также правилами перевозок грузов.

Первичные документы по учету товаров

Требования к первичной документации Обязательные моменты, которые фиксируются в первичных документах, необходимы для последующего размещения товара, продукта, имущества на счетах бухгалтерских проводок, а также для подтверждения их юридической действенности. К обязательному относятся:

1. Название документа. Например, в строке «Основание» товарной накладной должны быть записаны не сокращенные, а полные реквизиты договора с номером и датой, иначе юридически поступивший товар – внедоговорной.
2. Дата оформления документа.
   Обязательно должна соответствовать дате проведения хозяйственной операции.
3. Наименование организации, составившей документ.
4. Отражение хозяйственной операции. Речь идет о необходимости отражать товар, являющийся предметом договора. Но не только. Нужно указать еще и его наименование и количество.
5. Измерители операции.

Для организаций торговли формы отраслевой «первички» — это документы по учету торговых операций, в том числе для мелкорозничной торговли. Также выделены в отдельные группы документы по учету продаж товаров в кредит и операций комиссионной торговли. Рассмотрим наиболее распространенные и часто используемые унифицированные документы. Приемка товара. Данная операция, как и продажа товара, является основной в деятельности организаций торговли. Для оформления приемки товара более широкое практическое применение находит не акт о приемке товаров (ф. N ТОРГ-1), а товарная накладная (ф. N ТОРГ-12). Данные документы предусмотрены для оформления различных операций, в то же время многие организации предпочитают обходиться одной формой — товарной накладной — как при продаже товара, так и при его приемке.

Документальное оформление операций в торговле

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей При продаже и перемещении товара оформляются:

• накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты,
• накладные на возврат товара,
• накладные на перемещение товара,
• счета-фактуры,
• кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции,
• акты на списание товара.

Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:

• товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;
• кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.

Данные кассового и товарного отчетов об операциях за день должны обязательно сходиться.

2.3.3. первичные документы по учету товаров

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. При этом не допускаются подчистки и неоговоренные исправления.
Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым текстом или цифрой сделать правильную запись.

Бланки форм документов по учету товаров

К сопроводительным документам относятся: накладная (форма ТОРГ-12); товарно-транспортная накладная(форма № 1-Т); перевозочные документы на железнодорожном транспорте; перевозочные документы на воздушном транспорте, оформление которых регулируется Воздушным кодексом РФ; перевозочные документы на речном и морском транспорте, оформление которых регулируется Правилом перевозок грузов и буксировки плотов и судов речным транспортом и Кодексом торгового мореплавания РФ; счет-фактура; сертификаты качества; лицензии; товарные знаки. Организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (Закон «О бухгалтерском учете»).

Первичные документы в торговле

Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники, второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Бланк формы ТОРГ-31. Инструкция по заполнению Бланк формы МХ-15. Акт об уценке товарно-материальных ценностей Акт применяется для оформления уценки товарно-материальных ценностей при моральном устаревании, снижении покупательского спроса, обнаружении признаков понижения качества по различным причинам. Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии и передается в бухгалтерию Бланк формы МХ-15. Инструкция по заполнению Бланк формы Т-1. Товарно-транспортная накладная Товарно-транспортная накладная (форма Т-1) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.