С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в следующей статье рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным».

Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов

Некоторые сотрудники могут направляться в командировку только с их письменного согласия:

• женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
• опекуны несовершеннолетних детей;
• работники, являющиеся родителями-одиночками ребенка в возрасте до пяти лет;
• работники, в чьих семьях есть дети инвалиды;
• работники, осуществляющие уход за больными родственниками;
• работники, выдвигающие свою кандидатуру на выборы.

Кроме того, согласно установленным законодательством правилам, направлять в командировку запрещено:

• инвалидов;
• беременных женщин;
• сотрудников моложе 18 лет;
• сотрудников, с которыми заключен ученический договор.

Командировочная поездка должна сопровождаться отчетностью и подтверждаться документально.

Menu

Выдача командировочных расходов из кассы Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы.
На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88). В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна.

Но для порядка можно поставить и ее. Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания. Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО.

Памятка работнику при направлении в командировку

Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты. Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О. Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам: Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует. Бухгалтер Карасева Карасева К.К. Выдачу разрешаю: Директор Ястребов Ястребов Я.Я.


28.06.2016 Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам.

Какие документы нужны для командировки?

Отражение служебных командировок в табеле учета рабочего времени В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки. На основании приказа о направлении в служебную командировку дни командировки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».
Продолжительность отработанного времени в дни командировки не указывается. ! Обратите внимание: Если дни командировки приходятся на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени такие дни должны отмечаться кодом «РВ» или «03» (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Либо указываются два кода «РВ» и «К» или «06» и «03» (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291).

Командировка во всеоружии

РВ»;

• в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).

Маршрутный лист В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:

• дату выезда (начало командировки);
• дату приезда (окончание командировки);
• название организации, выдавшей маршрутный лист;
• номер документа;
• ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
• должность сотрудника;
• марка и государственный номер транспортного средства;
• цель командировки;
• маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).

Служебная записка Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы.

Выдача денег на командировку наличными и на карту

Оформление поездки в командировку требует особого внимания и соблюдения определенных правил. Каждый год меняются условия, правила, по которым осуществляется учет, и порядок проведения расчетов, что требует пристального внимания бухгалтерии организации.

Командировка может быть оформлена как на одного сотрудника, так и на группу работников. По приказу руководителя командированные могут направляться в поездку как по России, так и за границу.

Законодательная база Если неправильно оформить документацию, командировка может быть признана недействительной. Поэтому требуется выполнять условия и правила, установленные действующим законодательством Российской Федерации.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

В качестве расходов на проезд вам могут быть возмещены:

• стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) междугороднего сообщения;
• расходы на оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;
• плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Проезд городским пассажирским транспортом общего пользования по городу вы должны оплатить за счет суточных. Исключением является поездка на вокзал или в аэропорт, если они находятся за чертой населенного пункта. Документы, подтверждающие расходы на проживание.
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Пример. Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58.
В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных. ! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Пример.
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

• проездные документы (авиа-, ж/д- билеты и т.д.), или
• служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки, квитанции и т.д.) – в случае проезда на личном транспорте.

Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п.
Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете: Дебет 55 – Кредит 51 В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается.

И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет: Дебет 71 – Кредит 55 Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации. Пример Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П.

27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.
Исключение составляют случаи, когда в выходной или праздничный день вы по указанию руководителя работали. Тогда вы имеете право на двойную оплату или предоставление другого дня отдыха с одинарной оплатой за день работы в праздник или выходной.

Уважаемые работники! Пожалуйста, будьте внимательны. Проверяйте наличие необходимых документов перед отъездом в командировку.

Сохраняйте все документы до составления авансового отчета после прибытия из командировки и вовремя отчитывайтесь о поездке. При возникновении вопросов обращайтесь к специалистам отдела кадров и бухгалтерии: бухгалтер Наталья Владимировна Лисицина – 8 (999) 666-66-66; инспектор по кадрам Эльвира Витальевна Дождева – 8 (999) 222-22-22.