Следует отметить, что в данном случае работодатель должен предусмотреть возможность закрепления автомобиля исключительно за его владельцем и право использования данного транспортного средства сотрудником в личных целях. К основным нюансам ссуды личного автомобиля предприятию можно отнести:

• Упрощение подсчета расходов на автомобиль.
• Необходимость переоформления страхового полиса транспортного средства на предприятие.
• Отсутствие прямых дополнительных вознаграждений сотруднику.
• Необходимость оформления дополнительной кадровой документации на управление транспортом для отдельного работника.

Аренда личного автомобиля предприятием для использования в служебных целях Сдача личного автомобиля в аренду в целях последующего использования его в служебных целях является достаточно распространенной практикой.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Внимание

При этом не важно, был работник водителем или пассажиром, если он получил травму, которая привела к утрате трудоспособности, смерти или необходимости перевода пострадавшего на легкий труд, то несчастный случай придется расследовать. При ДТП с работниками важно подтвердить факт использования ими автомобиля в служебных целях. Например, с помощью путевых листов, договора о предоставлении служебного автомобиля.

Инфо

Часто работники получают автомобиль без оформления дополнительных договоров или используют свою машину для служебных поездок. Тогда пригодятся документы, подтверждающие компенсацию расходов на бензин, техобслуживание и т. д. Акт о расследовании попадает в инспекцию по труду, которая может инициировать проверку организации и узнать, насколько правильно был оформлен допуск сотрудника к транспортному средству.

Использование личного транспорта в производственных целях

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок (п. 3 Письма N 57) и устанавливается руководителем организации в приказе самостоятельно. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Использование личного автомобиля в служебных целях

НДФЛ и иных отчислений с аренды автомобиля. Как и в случае с арендой, транспорт в данной ситуации ставится на баланс предприятия.

Вне зависимости от того, как осуществляет свою трудовую функцию водитель, ездит ли он по работе на личном или находящемся на балансе предприятия автомобиле, у него в обязательном порядке должен иметься путевой лист со штампом о прохождении медицинского осмотра.

Нс при дтп (использование личного транспорта)

В данном случае предприятию не требуется заключать дополнительных договоров с работником.

• Отсутствие налогообложения при правильном учете и расчете компенсаций.
• Сложности в подсчете фактических расходов на ГСМ и ремонт и необходимость введения дополнительных механизмов учета.
• Ограниченные возможности действий работника по защите собственных прав.

Использование личного автомобиля в служебных целях по механизму ссуды. Вопросы применения ссуды личного автомобиля на предприятии рассматриваются положениями статьи 689 Гражданского кодекса РФ. В данном случае подразумевается передача предприятию транспортного средства в непосредственное пользование.

Используем личный автомобиль работника в служебных целях

В моем представлении для второй категории работников нет необходимости документально оформлять использования личного транспорта, поскольку они и так попадают под действия ТК в части расследования и учета НС. Вместе с тем (на всякий случай), специально для ФСС сделали примерно такое допсоглашение к трудовому договору: 7.3. Регламентация трудовых отношений в случае использования Работником транспортного средства, находящегося в собственности, владении, распоряжении Работника (далее по тексту – личное транспортное средство) в производственных (служебных) целях:7.3.1.


При исполнении служебных заданий в течение рабочего дня, при следовании нас работу и с работы Работник вправе использовать личное транспортное средство.7.3.2. Личное транспортное средство используется Работником в собственных интересах.7.3.3.

Карьера

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях 4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием. Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Важно

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта 5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Использование личного автомобиля в служебных целях: как всё оформить

В статье мы собрали ответы на все вопросы по использованию личных автомобилей работников. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может следующими способами:

• Выплатить работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору.
• Арендовать автомобиль у работника.
• Заключить с работником договор на оказание транспортных услуг.
• Передать машину в безвозмездное пользование или лизинг.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ СОТРУДНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ Если личный автомобиль работника используется с согласия работодателя и для служебных целей, работодатель должен компенсировать износ (амортизацию) личного транспорта, а также возместить расходы, связанные с его использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

В случае с директором ООО, вне зависимости от того, является ли он одним из учредителей или даже единственным учредителем юридического лица, он может использовать для оформления личного автомобиля на предприятии любые вышеозначенные способы – аренду, безвозмездное пользование транспортом или же компенсационный порядок. Это допускается, так как он одновременно выступает и физическим лицом – директором и работником, и представителем юридического лица. В отношении же индивидуальных предпринимателей, арендовать или ссудить автомобиль самому себе, равно как и трудоустроить себя в качестве собственного же работника не получится.

Законодательством прямо устанавливается необходимость заключения договора между как минимум двумя разными лицами в данных ситуациях, а сам ИП является лишь физическим лицом.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.Обратим внимание также на Письмо N 57 , в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
В вопросах же использования личного транспорта с применением подобного правового механизма следует отметить, что владелец автомобиля вправе предоставлять нанимателю транспорт как по договору аренды без экипажа, так и по договору аренды с экипажем, а также подряда, субподряда или прямого оказания услуг по перевозке или транспортному обслуживанию. Однако в данном случае необходимо, чтобы владелец транспорта имел надлежащие права для осуществления таковой деятельности – то есть, являлся субъектом предпринимательства, что может повлечь за собой определенные дополнительные расходы времени и денежные затраты. Использование личного автомобиля индивидуальным предпринимателем или директором ООО Если же личный автомобиль в служебных целях использует индивидуальный предприниматель или же директор предприятия, то в данном случае также могут использоваться и иные механизмы оформления данных действий.

Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы. Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя».