Если в справке указывается размер заработной платы работника, обязательным является проставление подписи главного бухгалтера.Справка с места работы заверяется печатью организации.Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала или книги. Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки. Краткое содержание справки включает в себя лишь вводную часть этого документа — «о заработной плате», «о стаже» и т.д. В графе «Куда (кому) предназначена» проставляется наименование органа, юридического лица, должностного лица, для представления которому выдана справка. В случае неопределенного адресата в этой графе делается запись «по месту требования». Ведет журнал (книгу) учета справок с места работы инспектор по кадрам или иной работник отдела кадров.
Особенности оформления справки с работы по месту требования
Справки, копии и выписки из документов
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВКИ Справка — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов. В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.). В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки.
Повышение уникальности
Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата: — внутренней или — внешней. В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т. п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7).
Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И. И.
Оформляем и выдаем работникам справки
Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях.Цель данной работы: изучить основные разновидности справок.Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:- дать определение, что такое «справка»;- рассмотреть особенности оформления справок;- научиться составлять справки с места работы, о наличии материалов на складе, о проделанной работе.Данная работа состоит из введения, 2 глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. Справка.
3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив
Заполняет документ формы М-17 уполномоченный работник предприятия, который является материально ответственным лицом. Как правило, данным лицом выступает заведующий склада.
Так же именно он является ответственным за учет и контроль движения товаров и материалов, находящихся на складах предприятия. После заполнения книга формы М-17 сдается в отдел бухгалтерии предприятия.
Уполномоченные работники данного отдела проводят систематический контроль за расходом и приходом товарно-ма териальных ценностей.
Помощь: составление и оформление справки
Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации и внутренние.Внешние справки составляются на общем бланке организации. Особенности оформления справок: с места работы, о наличие материалов на складе, о проделанной работе Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:- адресат;- заголовок к тексту;- текст;- отметка о наличии приложения (если оно имеется);- отметка об исполнителе (при необходимости);- визы;- подпись;- регистрационный индекс.Заголовок к тексту справки строят по схеме »О чём?».
Он включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения.Текст справки, как правило, состоит из двух частей.
При этом слово «адресат» не печатается, а сразу указывается учреждение, его структурное подразделение, должностное или физическое лицо, которому адресуется документ (при необходимости адресат может быть дополнен почтовым адресом получателя). В подписи указывается наименование должности лица, подписавшего справку (в типовой форме обозначено словом «(руководитель)»), расшифровка подписи включает в себя инициалы и фамилию этого лица.
При оформлении справки на общем бланке следует помнить, что в соответствии с требованиями законодательства бланк государственной организации должен содержать изображение Государственного герба Республики Беларусь и быть оформлен на двух языках. Текст справки может быть набран на компьютере, при этом последовательность расположения его составных частей (так называемая композиция) должна быть сохранена.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. 3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.
При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. 3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. 3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 3.6.14.
В справке о трудовом стаже указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах.Оформляя справку о заработной плате, необходимо выяснить у работника, в каком объеме необходима информация. Если адресата, для которого оформляется справка, интересует только оклад, то в ней указывается размер оклада; при этом не указываются данные об иных составляющих заработной платы. Если же интересует размер месячной заработной платы — указывается общий размер (оклад (тарифная ставка) и выплаты компенсационного и стимулирующего характера) согласно штатному расписанию. Если справка готовится для представления в государственные органы (для расчета размера различного рода пособий), в суд (для определения сумм, причитающихся работнику), указывается средняя заработная плата, рассчитанная по правилам, установленным статьей 139 Трудового кодекса РФ.
Архивная справка — это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.
Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние. Внешние справки оформляются на общем бланке организации.
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты: — адресат; — заголовок к тексту; — текст; — отметка о наличии приложения (если оно имеется); — отметка об исполнителе (при необходимости); — визы; — подпись; — дата; — регистрационный индекс. При необходимости служебная справка может заверяться печатью.
