Образец Положения о персональных данных Какая информация считается личной Какие документы сотрудник представляет при устройстве на работу, чтобы работодатель мог почерпнуть из них необходимую информацию:

• паспорт (гражданский, иностранный) или другой документ, удостоверяющий личность;
• заполненную анкету по форме предприятия;
• пенсионное свидетельство;
• свидетельство о медицинском страховании;
• военный билет;
• удостоверение водителя;
• диплом об окончании учебного заведения или курсов, другой документ, свидетельствующий о получении профессии;
• другие по требованию.

В некоторых компаниях занять определенную должность можно, если будут представлены дополнительные сведения, свидетельствующие, что гражданин может заниматься деятельностью подобного рода, например, характеристика с прежнего места работы.

Онлайн журнал для бухгалтера

Трудовой кодекс разделяет личные данные сотрудников на 4 вида, – персональную информацию:

• общую;
• специальную;
• появляющуюся на протяжении трудовой деятельности;
• о близких родственниках.

Классификация ПД при обработке и хранении в дальнейшем помогает быстро получить доступ к необходимой информации, которую могут запрашивать должностные лица или контролирующие организации. Хранение и использование ТК в ст. 87 требует от работодателей установить порядок хранения, а также использования данных о сотрудниках.

Определенные правила обычно включаются в локальный внутренний документ – Положение, но его формирование должно отвечать требованиям ТК и других законодательных актов. Обычно документы, в которых содержатся ПД сотрудников, объединяются в личные дела, порядок ведения которых устанавливает конкретный работодатель.

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Важно

Положение о работе с персональными данными сотрудников представляет на предприятиях внутренний документ, где регулируются вопросы обработки и хранения информации. ФЗ № 152 требует, чтобы работодатели разрабатывали такой документ самостоятельно.

Каких-либо требований к составлению не предъявляется, как и нет для него унифицированной формы. Положение должно быть разработано и утверждено приказом руководства, сотрудников следует ознакомить с внутренним документом под подпись.

Факт ознакомления с Положением можно фиксировать в трудовом договоре для тех, кто устраивается на работу позже. Отдельным приказом устанавливается перечень лиц, которые должны в силу профессиональных обязанностей иметь доступ к ПД.

Этих же лиц требуется прописать в самом Положении.

Персональные данные сотрудников

Суд обязал организацию разработать и принять локальный правовой акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников в течение 30 дней с момента вступления решения суда в законную силу. Передача персональных данных работника другому лицу допускается только с согласия этого работника, за исключением случаев, установленных законом.


Так, например, работодатель вправе передавать сведения о работнике по официальным запросам суда, прокуратуры, органов следствия и дознания. ВАЖНО! Обратите внимание, что сообщать какую-либо информацию о сотруднике по телефону недопустимо.
Судебная практика Д. обратился в суд с иском о признании незаконным передачи работодателем его персональных данных другому лицу, взыскании морального вреда. В судебном заседании было установлено, что организация, в которой работал Д., заключила договор с банком для реализации зарплатного проекта.

Хранение персональных данных

Срок хранения документов, в которых содержатся ПД, должен быть определен по Перечню типовых бумаг, формирующихся в процессе управленческой деятельности организации. Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников В течение 75 лет необходимо хранить личные дела сотрудников, независимо от того, работают они на предприятии или уже уволились.

Постоянно должны храниться личные дела сотрудников, которые:

• руководят предприятиями;
• относятся к руководящим, исполнительным, контролирующим органам предприятий;
• имеют государственные и иные звания, награды, премии, ученые степени.

Основным документом, в котором отображается трудовая и профессиональная деятельность, является трудовая. Порядок хранения книжек устанавливается Правилами для их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства № 225 (16.04.03). В п.

Хранение и использование персональных данных работников

Личные дела других работников храните 75 лет. Ответственность по хранению, ведению, учету, выдаче трудовых книжек тоже возлагается на работодателя. Правила передачи персданных налагают на работодателя ряд ограничений. Ограничения устанавливаются согласно статье 88 ТК РФ:

• известите лиц, которые получили доступ к информации о работнике, что ее следует использовать только в тех целях, для которых они были сообщены;
• передача данных внутри одной компании должна проходить согласно правилам локального акта, с которым работник был ознакомлен;
• доступ к данным получают только специально уполномоченные лица;
• запрещено делать запрос о здоровье работника у медицинского учреждения.

Работники имеют право на предоставление полной информации об их личных сведениях и их обработке (кому передавались сведения и для чего).

Составление положения о работе с персональными данными сотрудников

• Обязанности работодателя в отношении сохранности информации, использования и обработки.
• Обязанности сотрудника по передаче ПД и право контролировать обращение работодателя с информацией.
• Обработка ПД, как работодатель предполагает получать и хранить информацию.
• Передача данных, каким образом ПД будут передаваться между отделами предприятия, сторонним организациям, государственным ведомствам.
• Доступ к ПД, куда следует включить список лиц, которые получат право обращаться с информацией.
• Защита, каким образом работодатель собирается оградить сведения от несанкционированного доступа.
• Ответственность за нарушение сохранности данных, какие санкции будут наложены на ответственного сотрудника.
• Положение утверждается приказом руководителя, все сотрудники обязаны с ним ознакомиться. Ответственность за нарушение ТК, ст.

Персональные данные работника

Инфо

В обязанности данных граждан входит соблюдение всех норм по обработке и распоряжению личными данными подчиненных. Законодательными актами регламентируется срок, правила, а также перечень лиц на руководящих должностях, которые должны работать с личной информацией сотрудников:

• главный специалист, который занимается защитой данных;
• заместитель директора, в обязанности которого входит администрирование персоналом;
• менеджер по управлению персоналом;
• начальных отдела кадров.

На предприятиях и в компаниях обработка и сохранение личной информации также поручается рядовым работникам, например, бухгалтерам, инженерам по защите информации, управлению и подготовке кадров, документоводам, специалистам по защите данных и др.

Во время починки кабеля он успел прочитать соглашение об увольнении работника М. с выплатой значительной денежной компенсации, которое кадровик оставила без присмотра на своем рабочем столе. На следующий день Н. обратился к директору, заявив, что он тоже хочет уволиться по соглашению сторон с такой же денежной компенсацией.

А получив отказ, обиделся и стал рассказывать об этой ситуации другим работникам. В результате приказом директора Н. был уволен по п.п.

«в» п. 6 ч. 1 ст. 81

Внимание

ТК РФ за разглашение персональных данных другого работника. Решением суда исковые требования Н. были удовлетворены.

Новые правила хранения личных данных работников

Срок хранения Специальное положение о сохранении и защите личной информации регламентирует срок, в пределах которого допускается использование и хранение личных данных. Соответственно, трудовые книжки и дубликаты, которые не были забраны или в случае смерти работников, размещаются в активах предприятиях на срок до востребования.

Если же такие документы относятся к классу невостребованных бумаг, то они размещаются в архивах компаний на срок не менее пятидесяти лет. Положение, в котором определяется специфика индивидуального учета в системе пенсионного страхования, устанавливает срок сохранения личных данных граждан работниками государственного пенсионного фонда.

Срок хранения таких бумаг составляет не менее шести лет.
Данные документы должны соответствовать следующим требованиям:

• содержать в себе какие-либо данные об индивидуальном счете лица, которое застраховано программой социального страхования;
• быть оформлены в установленной письменной форме и заверены соответствующими подписями граждан;
• быть представлены в электронной форме, так как юридическая сила таких документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью, при условии соблюдения законной процедуры подписания;
• содержать в себе данные о всех страховых взносах лиц и страховом стаже граждан;
• предоставляться работодателями в государственные заведения по пенсионному страхованию с целью индивидуального учета граждан в общей системе обязательного страхования для предоставления социальных пенсий.