Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами:

• по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
• в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер;
• как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив;
• как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения;
• как основной — в архивном деле служит для организации описей дел долговременного и постоянного хранения.

Номенклатура является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Архангельск (место составления) 2010 На год Индексдела Заголовок дела Кол-воед. хр. Срок храненияи N статей поПеречню Примечание 1 2 3 4 5 Отдел кадров 01 Положение оботделе кадров,копия Постоянно,ст.


16 После заменыновыми, копия в ДОУ 02 Должностныеинструкцииработников 75 лет ЭПК,п. «а» ст. 35 После замены новыми 03 Приказыруководителяорганизации поосновнойдеятельности До минованиянадобности,п. «а» ст. 6 04 Приказыруководителяорганизации поличному составу 75 лет ЭПК,п. «б» ст. 6 Приказы оботпусках,взысканиях,краткосрочныхкомандировках -5 лет 05 Документы -основания дляприказов поличному составу 5 лет, ст. 343 06 Штатноерасписание иизменения к нему Постоянно,п. «а» ст. 32 При разработке вотделе кадров 07 Протоколызаседанияквалификационныхаттестационныхкомиссий(справки, листы,отзывы) 15 лет ЭПК,ст. 359 08 Личные карточкиработников 75 лет ЭПК,ст. 339 09 Трудовыедоговоры 75 лет ЭПК,ст.

Онлайн журнал для бухгалтера

За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие). Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов.

Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Документируемые участки все отражаются.

Номенклатура дел организации

Структура Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”.
Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз — это самостоятельная организация.
Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника. Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.


Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже. Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму.

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Например, «Документы к протоколам заседания коллегии министерства». Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Образец номенклатуры дел организации

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в году В организации По срокам хранения Всего В том числе: Переходящих С отметкой «ЭПК» 1 2 3 4 Постоянного 17 2 15 Временного (свыше 10лет) 8 8 Временного (до 10 летвключительно) 13 3 10 ИТОГО: 38 5 33 Гаранина /Л. О. Гаранина/ Начальник ОДО Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Гаранина /Л.

О. Гаранина/ Начальник отдела делопроизводства Подпись Расшифровка подписи Дата Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
Помещено в тему: Номенклатура дел В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье. Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮобщество «Большая капля» Директор(ЗАО «Большая капля») И.О.

Фамилия 24.12.2010 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 24.12.2010 № 1г. Самара На 2011 год 01. Канцелярия 01-01 Учредительные документы и устав общества Постоянност.

50 а,51-53 Перечень типовых управленческих архивных документов…(М., 2010) 01-02 Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении) Постоянност. 57 а Переходящее с 2009 г. 01-03 Штатные расписания и изменения к ним Постоянност. 71 а Переходящее с 2009 г. 01-04 Положения о структурных подразделениях Постоянност. 55 а Переходящее с 2009 г.

Номенклатура дел

Главная Номенклатура дел Образец номенклатуры дел организации В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ.

Фамилия 30.11.2011 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 30.11.2011 № 1 г. Нижний Новгород На 2012 год Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 01.

Канцелярия 01-01 Устав общества и учредительные документ Постоянно ст.

Номенклатура дел коммерческой организации

Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием. Номенклатуры дел могут быть:

• самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки;
• поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

Образец составления Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов.

Типовая номенклатура дел коммерческой организации

В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска. Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации.

Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам. С чего начать? Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения (секретариат, канцелярия), а в малых – секретарь, другое назначенное лицо.

В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов. Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации.

Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее. ООО “АВС” 20.11.2017 г.

Образец номенклатуры дел коммерческой организации

Гребешкова 17.11.2011 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от 19.12.2011 № 3 Представленный здесь пример номенклатуры дел коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.

При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним методику заполнения граф таблицы, продолжайте читать наши статьи! Консультация юриста 2016 © Delo-pro.ru.

Сначала учитывается организационно-распорядительная документация (начинают с вышестоящих подразделений и переходят к структурным подразделениям). Затем перечисляются правила, положения, разработанные самой организацией.

Далее учитываются планы и отчеты (годовые, квартальные, месячные). Проекты распорядительных документов помещаются вслед за основными документами.

Однотипные дела (например, личные карточки работников) заполняются в алфавитном порядке. Заголовок должен в обобщенной форме отражать содержание документа. Употребление общих формулировок по типу «разное», «переписка», «входящие /исходящие документы» не допускается.