Все документы, сопутствующие оформлению хозяйственных операций, должны подписываться первыми лицами. Без этого они признаются недействительными. Кому принадлежит право подписи первичной документации? Любой документ признается действительным только при надлежащем оформлении. При этом в зависимости от типа документации различаются и способы ее заверения.

• Базовые сведения
• Кто может подписывать первичные документы
• Необходимый срок хранения

Так подписывать первичные документы вправе весьма узкий круг лиц. Кто имеет право подписывать первичную документацию? Любые хозяйственные операции, проводимые в организации, должны оформляться оправдательной документацией. Именуется таковая первичными учетными документами. На основании их осуществляется бухгалтерский учет.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Руководитель может передать право первой подписи другим лицам, руководствуясь приказом либо доверенностью. При этом этом Письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007 указывает, что в документах, наделяющих лицо данным правом должно указываться, что лицу предоставлено право именно первой подписи. Иногда сотрудник обладает правом подписывать первичные документы в силу занимаемой должности.
В таком случае для подтверждения своих полномочий вне организации субъект должен предъявит документ, указывающий на наличие права подписи (к примеру, должностную инструкцию). Существуют определенные различия между приказом и доверенностью. Приказ на право подписания первичной документации от имени организации оформляется относительно конкретного должностного лица.
Он функционирует в течение всего периода трудовых отношений с этим работником.

Как правильно передать право подписи

Среди таковых может быть доверенность на право подписывать документы, соответствующий приказ руководителя компании или фрагмент учетной политики Подпись на документы могут поставить работники, которые перечислены в этих бумагах. Более того, подпись на документы могут поставить люди, не состоящие в штате поставщика. Скажем, сторонняя компания, которая ведет бухучет. Никаких запретов на этот счет бухгалтерское и налоговое законодательство не содержат.

Главное, чтобы поставщик предоставил вам бумаги, подтверждающие полномочия сотрудников сторонней компании визировать первичку и счета-фактуры и их право подписи. И вот еще что важно. Вовсе не обязательно, чтобы и на первичке, и на счетах-фактурах были подписи одних и тех же представителей продавца. Такого требования попросту нет в бухгалтерском или налоговом законодательстве.

Право подписи первичных документов

В основном приказом учреждается право подписи документов, являющихся внутренними. Доверенность выдается на определенное физическое лицо, независимо от занимаемой должности. По обыкновению доверенность выдается на обусловленный срок.
Наделение правом подписи от лица организации может осуществляться как по отношению к сотрудникам организации, так и к сторонним лицам. Но не может наделяться правом первой подписи главный бухгалтер, равно как и иные сотрудники, располагающие правом второй подписи. В соответствии с Инструкцией ЦБ РФ №28-И от 14.09.2006 (п.7.9) одно лицо не может сразу обладать правом первой и второй подписи.
Формирование списка лиц, имеющих право подписи Список лиц, располагающих правом подписи первичных документов, должен ратифицироваться руководителем организации при координировании с главным бухгалтером. Быть включенным в список может быть всякий сотрудник организации.

Кто имеет право подписи первичных документов

Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:

• название компании, ее реквизиты;
• реквизиты бланка (номер и дата);
• правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
• перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
• образец росписи уполномоченного лица и директора.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации.

О подписях на первичных документах

Инфо

В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность. Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

• персональные данные уполномоченного лица;
• перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности. Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.

Приказ о праве подписи первичных документов — образец

Важно

И лишь при необходимости данный документ, подтверждающий вычет НДС, могут подписать другие уполномоченные сотрудники (если у них есть право подписи). Как же вам убедиться, что документы подписали работники, которым компания-поставщик действительно предоставила права на это? Прежде подскажем, что генеральный директор может подписывать первичку или счет-фактуру по умолчанию без какого-либо разрешения. То есть в отношении такого представителя требовать от поставщика каких-либо пояснений и дополнительных подтверждений не понадобится.

Нотариального подтверждения такая доверенность не требует. Кто может подписывать за ИП Налоговое законодательство не содержит нормы, позволяющей ИП делегировать свои полномочия на подпись первичных документов иным лицам. Все первичные документы индивидуальный предприниматель обязан подписывать сам.

Если документы подписаны разными лицами на то неуполномоченными, они не могут приниматься к учету. Более того, налоговые органы могут счесть это нарушением законодательства и привлечь ИП к ответственности по ст.120 НК.
Теперь вторя подпись не обязательно должна принадлежать главному бухгалтеру — это может быть иное должностное лицо, уполномоченное на подписание документов руководителем предприятия. Да и собственное право подписи первичных документов директор компании также может передать другим сотрудника компании или даже третьим лицам. Читайте по теме в электронном журнале Каким образом может быть передано право подписи первичных документов Передача права подписи первичных учетных документов может быть осуществлена одним из двух способов: в соответствии с внутренним распорядительным документом (приказом), подписанным руководителем; на основании доверенности, выданной поручителем — руководителем компании доверенному лицу, которым может быть сотрудник этого предприятия или даже постороннее физическое лицо.

Какой закон регулирует право подписи документов от поставщика

Согласно ст.53 ГПК РФ доверенность от юрлица должна выдаваться за подписью руководителя либо полномочного представителя и скрепляться печатью организации. Представлять интересы юридического лица, а значит и подписывать первичные документы, без наличия доверенности не может ни одно лицо, если оно не наделено данным правом по характеру занимаемой должности. Кто подписывает при ликвидации Ст.62 п.3 определяет, что в случае ликвидации организации все полномочия руководства переходят к ликвидатору.

Внимание

Точно такие же определения содержатся в ст.57 п.3 ФЗ №14 от 8.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью». Исходя из данных нормативов, правом подписи первичных документов при ликвидации обладает непосредственно ликвидатор. Если первичная документация подписывается директором уже после избрания ликвидатора, то признаваться законной она не может.

Подписи лиц, владеющих правом подписи первичных документов, могут заменяться паролем либо иным вариантом авторизации, который дозволяет недвусмысленно идентифицировать подпись конкретного лица. Это особенно целесообразно при составлении машиночитаемой первичной документации. Кто утверждает перечень лиц ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что перечень лиц, имеющих правом подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации после процедуры согласования с главным бухгалтером. В то же время лица, обладающие правом на подпись первичных документов, могут уполномочиваться Уставом, приказом или доверенностью. Например, Приложение к учетной политике может наделить правом подписи одного из учредителей. Важно заранее предусмотреть ситуацию отсутствия главных ответственных лиц. Например, могут отсутствовать одновременно и руководящее лицо, и главный бухгалтер.