Корреспонденция, ошибочно поступившая заместителю Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета или в подразделения Исполнительного комитета, незамедлительно возвращается в отдел документооборота. Возврат в отдел документооборота поступивших от предприятий и организаций оригиналов писем, информационного материала с сопроводительным письмом и иной служебной корреспонденции с отметкой заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата в регистрационной карточке об итогах рассмотрения осуществляется в соответствии с законодательством в месячный срок, если в письме не указан иной срок рассмотрения. Исходящий документ – документ, отправляемый из организации. Подготовка и оформление исходящих документов производятся в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.

Входящая корреспонденция

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В телеграмме должны быть указаны должность и фамилия автора.

Важно

Подлинник телеграммы должен быть заверен личной подписью автора и оттиском гербовой печати Исполнительного комитета. При оформлении международных телеграмм адрес и текст печатаются латинскими буквами.

Обработка входящей корреспонденции

Внимание

Это правило не менее важно, чем второе. Оно позволит избежать ситуации, когда какой-либо документ по ошибке не будет рассмотрен, что может стать причиной многих неприятностей. Новые статьи Регистрация входящей корреспонденции Регистрация входящей корреспонденции возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при отсутствии таковой – на секретарей.

Регистрация подразумевает внесение данных письма в регистрационные формы (журнал входящей корреспонденции), чтобы в дальнейшем можно было отследить не только перемещение документа внутри организации, но и ход исполнения. Для регистрации входящих писем используют:

• бумажные носители (журнал входящей документации или контрольно-регистрационные карточки);
• электронный журнал (СЭД или MS Excel).

Система электронного документооборота.

Некоторые секреты входящих документов

Инфо

На зарегистрированных документах внижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа. На теле­граммах и срочных документах указывается время их поступления.

Учет документов производится в специальных журналах (или карто­теках) или в автоматизированной системе обработки документов. После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику (руководителю) подразделения ГПС, а затем в соответствии с резолюцией — исполнителям.

При этом в учетных журналах делается соответствующая отметка о передаче документов.

Сроки исполнения документов

В случае подписания документа лицом, замещающим руководителя, в реквизите «подпись» указываются точное название должности, например, «исполняющий обязанности – первый заместитель», и далее фамилия лица, подписавшего документ. Использование в таких случаях предлога «за» или иного знака перед наименованием должности не допускается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ответственность за правильность оформления документа, его грамотное изложение лежит на исполнителе.


Документы с грифом «Подлежат возврату» копируются исполнителем и вместе с оригиналом возвращаются в отдел документооборота. Внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования гербовых бланков с указанием должности подписавшего (заместители Руководителя Исполнительного комитета или руководитель аппарата Исполнительного комитета) и расшифровкой подписи.

Ii. прием и регистрация поступающей корреспонденции

Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу. 11. Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений и количество в нем листов;
• Ф.И.О.

Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация по­ступающей корреспонденции производится ответственными за ведение делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Все конверты вскрываются, за исключением писем в.адрес обществен­ных организаций и имеющих пометку «лично». При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме, один из них направ­ляется отправителю.

Ошибочно присланные документы возвращаются отпра­вителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получе­ния документа, а также при поступлении доплатных писем.

Прием и регистрация поступающей корреспонденции

Регламентируем работу! При регистрации используется стандартный набор реквизитов, который содержит:

• регистрационный номер входящего документа;
• дата регистрации (поступления) документа;
• сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
• краткое содержание письма;
• способ доставки (можно указать номер почтового отправления);
• количество экземпляров письма;
• сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо либо наименование организации);
• Ф.И.О. и должность сотрудника, которому был передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Если письмо поступило в электронном виде, то оно просто прикрепляется к электронному журналу регистрации.

Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией

Конверты уничтожаются лишь после возвращения законченного делопроизводством документа в отдел документооборота. Поступившая корреспонденция отделом документооборота распределяется на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируемые – постановления, распоряжения, указы, законы, решения, письма, поручения вышестоящих органов, письма предприятий и организаций, документы, поступившие через средства электронной и факсимильной связи, протоколы, извещения, письма судебных инстанций, судебные повестки, судебные требования, исковые заявления, кассационные жалобы, постановления о возбуждении исполнительного производства, претензии, пригласительные билеты в виде письма, телеграммы, информационный материал с сопроводительным письмом и иная служебная корреспонденция.

Регистрационный (входящий) номер документа Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). 7. Заголовок (краткое содержание) документа Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ.

Краткое содержание может записываться ключевыми словами. 8. Резолюция В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем. Указывается фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата резолюции. 9. Срок исполнения документа Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции. 10.

Какая входящая корреспонденция не направляется руководителю учреждения

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: тип документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, а также краткое содержание, количество листов основного документа и листов приложений к нему, индекс номенклатуры дел, сведения об исполнителе, которому направляется документ, срок возврата документа в отдел документооборота.