Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.

• Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок. Оформление в архив Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

1. наименование документа;
2. дату составления описи;
3. небольшую аннотацию;
4. опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
5. количество листов прописью и цифрами;
6. подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

• Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
• Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды.

Как правильно заверить копии документов, представляемых в налоговые органы

Подпись на наклейке должна быть собственноручнойп. 58 ГОСТ Р 7.0.8-2013, а не факсимильной. Печать, если она применяется в организации, ставится на заверительной надписи таким образом, чтобы она частично захватывала наклейку, личную подпись, фамилию и инициалы лица, а также дату заверения. К представляемой в ИФНС подшивке следует приложить сопроводительное письмо, в котором надо указать:Приведем примерный текст самого письма.

Заверять документы для ифнс нужно будет по новым правилам

А вот заверенная копия документа, то есть, та на которую нанесены все необходимые реквизиты, уже обладает юридической силой и может приниматься для рассмотрения ее содержания. При этом реквизит — обязательный элемент оформления документа. Законное обоснование: Постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации.


Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Реквизит Содержание реквизита 1. Заверительная надпись Слова: «Верно» или «Копия верна» 2.

Инспекция затребовала документы: как правильно представить их налоговикам

Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.

• Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Как представить документы по требованию налоговой инспекции

Завязывают узелок и заклеивают бумагой.

• Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку.

Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают. На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст. Где сшить документы Сшивание является достаточно сложной и важной задачей.
Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию. Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Краткое описание нарушения

Как заверить копии документов? По закону все копии документов должны быть заверены нотариально или самостоятельно налогоплательщиком. Для того чтобы самостоятельно заверить Вы должны подписать каждую страницу (а не каждый документ) копии следующим образом: «Копия верна» Ваша подпись /Расшифровка подписи/ Дата. Нотариального заверения в этом случае не требуется. Что бы проверить информацию из Интернета, я пролистала довольно много ресурсов, но законодательного подтверждения не нашла. Казалось бы, можно попросить руководителя заверить копии документов и поставить печать организации (требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003), но директор разъяснил, что организация может заверять далеко не все документы: «Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X).

Может ли физлицо заверить документ?

Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке? Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой. Копией документа нужно считать документ, в полном объеме воспроизводящий информацию, содержащуюся в оригинале, и все его внешние признаки. Копия не имеет юридической силы.

Как должна выглядеть подшивка документов, представляемых в ифнс

Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами. Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

• игла;
• шило;
• клей канцелярский;
• шпагат, капроновая нить;
• чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась. Начинают с проделывания трех отверстий.

Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются. В иглу вдевают нитку 40 см.

Дата Указывается дата заверения копии. Важный реквизит, так как удостоверяет достоверность копии на момент заверения — спустя время, подлинник документа может быть изменен ВАЖНО! Налоговики по общему правилу склоняются к позиции заверения каждого листа отдельно, а не прошитой пачки документов! В случае, если проверяемому налогоплательщику предстоит подготовить большой объем копий, и есть реальные опасения в том, что к установленному сроку документы полностью не будут готовы, нужно помнить о 3 пункте ст.93 НК РФ.

При проведении мероприятий налогового контроля, согласно п. 1 ст. 31 Налогового кодекса РФ (НК РФ), налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ эти документы представляются в виде копий, заверенных проверяемым лицом. Как правильно заверять такие копии, разъяснило Министерство финансов РФ в письме от 07.08.2014 №03-02-РЗ/39142.

Так, Минфин РФ поясняет, что заверенной копией документа является копия документа, на которую проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Как заверить документ фнс

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации. В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг. Сшивание нитками Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение».