Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Регистрация документов. входящая и исходящая корреспонденция.

Если происходит использование MX-записи почтовых служб, то пусть остается выбранным пункт «Использовать DNS для маршрутизации в этот домен», в другом случае необходимо нажать на пункт «Переадресовывать всю почту на промежуточный домен». 6 Настройте параметры авторизации на целевом SMTP-сервере. В свойствах удаленного домена выберите «Безопасность исходящих подключений» и нажмите нужный тип авторизации.
7 Настройте параметры исходящей почты SharePoint. В центре администрирования выберете сервер SharePoint. 8 Для обеспечения безопасности настройте параметры доступа к SMTP серверу на SharePoint. В контекстном меню экземпляра SMTP-сервера нажмите «Свойства».

Важно

Затем выберите на вкладке «Доступ» кнопку «Подключение». Кнопкой «Добавить» в пункте «Только компьютеры из списка ниже» укажите сам сервер SharePoint, чтобы была возможность отправки исходящих сообщений.

Оформляем письма по госту

Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.


Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.
Читать дальше Структура служебного письма Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения. Обращение. Это наиболее значимая для целей общения часть.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер.
9 Если вы – делопроизводитель Примите исходящее письмо у составителя. Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя.


Обратите внимание на наличие приложений к письму. 10 Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных.

Внимание

Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет. Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- краткое содержание (заголовок);- составитель документа;- примечание.

Регистрация входящих документов

Москва Об участии юристовкомпании в конференции Директор Отправлен почтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

Некоторые секреты входящих документов

Инфо

Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

• 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
• 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
• 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр. Образец документа: Журнал регистрации входящей корреспонденции.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки. 2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

По структуре 1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ. 2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты. Подготовка и составление служебных писем К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам.

Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

• подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
• утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
• заседания или принятия решения (для протоколов);
• события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год».

Обработка входящей корреспонденции

В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению.

Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить. Из этой статьи вы узнаете:

• Какие существуют разновидности деловых писем;
• Правила оформления служебных писем;
• Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
• Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
• Как оформить деловое письмо с приложением.

Правильное оформление писем – успех работы всей компании Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами.

Инструкция 1 Во-первых, необходимо правильно установить «настройки групп пользователей».Переходим в админ панель сайта, выбираем определённую группу, переходим в общие настройки и включаем пункт «Автоматическая замена ссылок url в тег leech». В этом случае при добавлении материалов или комментариев на сайте, ссылки будут преобразовываться во внутренние. Особенно полезна данная функция новостным и книжным сайтам. 2 Настраиваем «Версию для печати». Если шаблон Вашего сайта не уникальный, то в шаблоне print.tpl зачастую скрываются ссылки на другие сайты. Переходим в данный раздел шаблона, ищем строку: {category} [full-link]{title}[/full-link], и убераем перед ней ссылку «a href=»…», либо заменяем её на главную страницу Вашего сайта. 3 Заходим на главную страницу сайта и смотрим исходный код, при наличии ссылок на другие сайты переходим в админ панель и открываем main.tpl.

Как офориляются входящие и исходящие письма

При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению); — утверждения (для документов, подлежащих утверждению); — заседания или принятия решения (для протоколов); — события (для актов). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1. <1 Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.