Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно. Скачать бланк (форму) внутренней описи Скачать заполненный образец внутренней описи СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

• 1 Внутренняя опись личного дела работника: общая информация
• 2 Сведения, которые должны содержаться в описи
• 3 Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника.

Опись документов в личном деле работника — образец

Условие о необходимости составления этого документа при формировании дел закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации. Кто составляет реестр Как правило, составлением занимается сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность ведения личных дел работников предприятия.
Правила оформления Опись в личном деле работника, бланк которой подлежит заполнению, находится в самом начале папки. В ней перечисляется вся содержащаяся в личном деле документация.

Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

Внутренняя опись документов личного дела

СНИЛСа, ИНН;

• Копия диплома;
• Характеристики с предыдущего места работы, рекомендательные письма,

• Документы, изданные работодателем во время работы сотрудника:

• Приказ о приеме на работу;
• Приказы о переводе на другую должность, в другой отдел;
• Приказы о поощрении или дисциплинарном взыскании;
• Кадровая справка;
• Трудовой договор во всеми дополнительными к нему соглашениями;
• Листы о прохождении аттестации;
• Свидетельства или справки об изменении личной информации работника;
• Должностные инструкции данного работника с отметкой о его ознакомлении с ними;
• Внутренняя опись.

Поскольку срок хранения личного дела сотрудника обычно определяется в 75 лет, не стоит подшивать сюда документы краткосрочного хранения, типа заявлений о предоставлении отпуска и подобных.

Правила формирования личного дела на сотрудника

Читайте по теме в электронном журнале Опись личного дела работника Все необходимые для поиска и идентификации сведения должны в 2017 году содержатся на обложке (титульном листе) папки, в которой хранится личное дело работника. ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регламентирует требования к их оформлению.
Так, согласно положениям этого документа на самом верху располагаются строчки, которые заполняются сотрудниками государственных или муниципальных архивов в момент приема дел на хранение. Это могут быть код организации, код государственного архива и его наименование.

Опись личного дела работника

Назначение этого документа – облегчение поиска нужной информации в папке с личным делом работника. Как составить и вести опись личного дела и как правильно заполнить бланк этой описи, читайте в материалах данной статьи.


Из этой статьи вы узнаете:

• как составляется опись личного дела работника;
• как ведется внутренняя опись документов личного дела;
• как заполнить бланк описи документов в личном деле работника.

Причин, по которым работодатели стремятся к систематизированному хранению личной информации о своих сотрудниках, может быть несколько:

1. оптимизация поиска нужных сведений о работнике;
2. защита персональных данных от распространения;
3. оперативное внесение изменений и уточнений в существующее дело.

В 2017 году законодательство не обязывает руководителей заводить личное дело на каждого сотрудника.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Делается это для того, чтобы сохранялась возможность отслеживания всех изменений в персональных данных государственных и муниципальных служащих. Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным.

Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, — непродуктивно. Следует подчеркнуть, что закон не обязывает, но и не запрещает частным предпринимателям иметь в своей компании архив дел сотрудников.

Единственное условие: в случае принятия в организации системы ведения дел работников, она должна быть закреплена локальным нормативным актом предприятия.

Внутренняя опись личного дела

Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия. Личное дело работника включает:

• его автобиографию;
• заполненную анкету;
• заявление о приеме на работу;
• характеристику с прошлого места работы;
• копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п. При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

В последнем случае рассматриваемый акт всегда подшивается поверх всех документов. Заканчиваются формирование личного дела и составление описи с увольнением работника.

Личное дело работнику не выдается. Последние строки описи перечеркиваются знаком «Z» во избежание внесения туда каких-либо дополнительных сведений. Образец описи документов в личном деле работника Опись личного дела № 37 работника производственного кооператива «Машстрой» Анистратова Евгения Керимовича Скачать форму личного дела № Дата издания № док-та Наименование документа Номера листов дела Прим. Отметки о выдаче/возврате документа 1 26.06.2011 ВС 030405 Диплом о высшем образовании по специальности «инженер» 1-3 Копия 2 30.01.2012 б/н Заявление о приеме на работу 4 Оригинал 3 30.01.2012 7-ТД Трудовой договор 5-10 Оригинал. 02.12.2012 — выдача в юр. отдел 05.02.2013 — возврат из юр.

Образец внутренней описи документов личного дела

Опись документов в личном деле работника — образец, составленный с учетом всех встречающихся в кадровой практике нюансов, представлен ниже. Этот образец является универсальным для любой организации.

Общая информация об описи документов Составляем опись Образец описи документов в личном деле работника Общая информация об описи документов Если работодатель решил вести личные дела на сотрудников, сразу отметим, что никаких законодательных актов, регулирующих составление и ведение этого документа, на сегодняшний день не существует. В связи с этим при создании описи кадровый работник может опираться на локальный акт о ведении личных дел сотрудников (при его наличии), на сложившуюся практику и собственный опыт либо воспользоваться информацией, представленной в нашей статье.

Личное дело формируется из многих документов в течение всей трудовой деятельности сотрудника на конкретном предприятии.
Рассмотри подробнее, как оформляется внутренняя опись документа. Скачайте документы по теме: Внутренняя опись документов личного дела: образец Наименование документа ставится вверху.

Под ним идет фамилия и инициалы сотрудника в именительном падеже. Далее следуют графы, куда вносится информация, соответствующая названию графы:

• Порядковый номер дела в соответствии с журналом учета личных дел;
• Присваиваемый по номенклатуре дел индекс документа;
• Обозначенная арабскими цифрами дата выдачи документа;
• Занимаемые данным документом номера листов дела;
• Дата включения данного документа в дело;
• Примечание (данное поле используется в случае необходимости внесения уточняющих сведений о документе, например, оригинал или копия.)

Обязательные поля: № п/п – согласно журналу учета личных дел.

Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел.

Бланк опись о приеме документов в личное дело

Образец обложки личного дела Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих. Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника, не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.
Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии. Образец внутренней описи документов личного дела Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д. Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности. Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку — «дело».