К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее. По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него. Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Как хранятся трудовые договоры?

Внимание

Срок хранения – такой же, как в первом случае.

• Трудовые договоры. Срок хранения трудовых договоров работников, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Документы с датировкой после 2003 г. хранятся до 50 лет.

Как архивировать трудовые договоры с работниками?

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

В какой последовательности архивировать трудовые договоры уволенных

Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Таким образом, можно сказать, что законодательством не установлен определенный порядок хранения трудовых договоров сотрудников. Следовательно, порядок хранения договоров каждая организация определяет самостоятельно в соответствии со своим кадровым делопроизводством. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов и чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.
Что касается передачи трудовых договоров на хранение. В данном случае порядок будет зависеть от того каким образом формируются трудовые договоры. Если трудовые договоры хранятся в личных делах работников, то дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Срок хранения трудовых договоров работников

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно.
Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми.
Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Спасибо Форум:

Этника 2008-09-11 19:30 Там, где вам удобно. Я не разграничиваю труд.договора уволенных и работающих. Складываю их все в одну папку согласно порядковому номеру.

Каждый год новая папка и нумерация начинается сначала. Если мне нужно будет найти договор любого сотрудника, то я это очень быстро сделаю, посмотрев на карточке Т2 год заключения договора и его номер. Стрекозка 2008-09-12 12:50 а я храню в карточке Т-2 Этника 2008-09-12 13:09 Стрекозка пишет: а я храню в карточке Т-2 если карточек в папке много и в каждой ещё по договору лежит, то от этого папка становиться неподъёмной.

Но это опять же дело личного удобства.

Архивирование трудовых договоров уволенных работников

Инфо

Вопрос Здравствуйте, как архивировать трудовые договоры с работниками? По окончании года подшить том трудовых договоров и дополнительных соглашений только уволенных работников? Либо все договоры и доп.соглашения к ним, заключенные в завершившемся календарном году? Тот же вопрос о письменных согласиях работников на обработку персональных данных. Спасибо. Ответ Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора. Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.

То, как вы храните соглашения, большой роли не играет Главное – следить за порядком в архиве и соблюдать срок хранения трудовых договоров работников, чтобы с главы организации не было административных или даже уголовных взысканий за нарушение правил. Срок хранения трудовых договоров работников Для того, чтоб определить срок хранения договора, необходимо обозначить тип документа и его способ хранения. Существует 3 вида документов:

• Краткосрочные (бумаги хранятся меньше 10 лет)
• Долгосрочные (бумаги находятся в архиве дольше 10 лет)
• Для постоянного хранения.

  Уничтожение таких дел не предусматривается.

Определить срок хранения по виду документа:

1. Профильные договоры, а также документы, которые напрямую связаны с деятельностью организации. Хранятся в архивах не дольше 5 лет.
2. Хозяйственные договоры.

При этом, законодательством не установлен определенный порядок хранения согласий работников на обработку персональных данных. Следовательно, в данном случае порядок будет зависеть от того каким образом формируются согласия в Вашей организации. Т.к. срок хранения согласий совпадает со сроком хранения личных дел, то в данном случае также возможны два варианта (т.е. согласия хранятся в личном деле работника или согласия хранятся в отдельной папке). Таким образом, если согласия хранятся в личных делах работников, то дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Если согласия хранятся в отдельных папках, то в данном случае, на архивное хранение целесообразно их передавать только после увольнения работника из конкретной организации.

Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст.656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Как архивировать трудовые договоры с работниками?

• Важно Темы:
• Кадровое делопроизводство
• Хранение документов

Вопрос Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив? Приказы по личному составу знаю как сшивать и делаю это ежегодно, а вот трудовые договора не знаю как.

У меня два варианта: — сшивать вместе с приказами по личному составу; — сшивать трудовые договора в отдельную папку.
Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).